Abrechenbare Stunden ohne Überlastung erhöhen: Best Practices

“Work smarter, not harder” – dieser Spruch kam in den 1930er-Jahren im Kontext der Wirtschaftstechnik auf und wird inzwischen so inflationär verwendet, dass er praktisch zum Motto der Massen geworden ist. Ob manuelle oder intellektuelle Arbeit: Wir alle wollen mit weniger Aufwand mehr produzieren. In manchen Fällen ergibt sich das mit wachsender Erfahrung von selbst. Wer besser in etwas wird, braucht immer weniger Zeit für die Erledigung der gleichen Aufgabe. Man produziert also mehr und wendet gleichzeitig weniger Ressourcen dafür auf.

In anderen Fällen sind Technik und Automatisierung die Lösung für eine Effizienzsteigerung, besonders in Anbetracht dessen, dass sich viele Routineaufgaben mit der richtigen Technologie recht einfach optimieren lassen.

Das Motto "work smarter, not harder“ bedeutet für den Dienstleistungssektor, einen Weg zu mehr Einnahmen zu finden, ohne den Kunden Leistungen zu schenken. Das kann auf zwei Arten erreicht werden:

1. mehr Zeit in Rechnung stellen
2. die Preise anheben

Wie der Titel dieses Blogartikels schon erahnen lässt, wollen wir dir bei der Beantwortung der Frage helfen, wie du die Anzahl der abrechenbaren Stunden erhöhst, also der Zeit, die du den Kunden in Rechnung stellen kannst. Konkret sehen wir uns ein paar Best Practices und Branchenstandards an und erarbeiten Strategien für Dienstleister, die Zahl der fakturierbaren Stunden zu steigern, ohne dass es zur Überlastung kommt.

Legen wir los.

Definition der abrechenbaren Stunde

Auf den ersten Blick scheint das Konzept der abrechenbaren Stunde glasklar und eindeutig zu sein. Es handelt sich um die Zeit, für die du bezahlt wirst, nachdem du einem Kunden eine Dienstleistung erbracht hast. Sie ist auf der fakturierten Rechnung enthalten und wird meistens nach Stunden bemessen, was also dem Modell des Stundensatzes entspricht.

Bei genauerem Hinsehen erweist sich die Definition einer abrechenbaren Stunde aber als doch komplizierter als gedacht, weil viele Dienstleistungsunternehmen ganz unterschiedliche Definitionen verwenden, besonders wenn es um die Frage geht, was genau als fakturierbare Arbeitszeit abgerechnet wird.

Beim Thema Auslastung im Verhältnis zur Abrechenbarkeit gilt: Jeder Dienstleister muss seine eigenen Richtlinien dafür aufstellen, welche Aufgaben er als Einnahmen generierend einstuft. Bei der Entscheidung, was auf die Rechnung gesetzt werden kann, kann schon so etwas Umstrittenes wie eine halbstündige Mittagspause einen großen Unterschied machen, besonders bei größeren Teams und über längere Zeiträume.

Darum wird in Expertenkreisen bei der Profitabilität von Agenturen meist zwischen einer abrechenbaren Stunde und einer produktiven Stunde unterschieden. Eine dient der reinen Rechnungsstellung für den Kunden, die andere wird zur Messung der Effizienzwerte und zur Kapazitätsplanung genutzt.

Als Dienstleister steht es dir frei, deine eigene Definition einer fakturierbaren Stunde für dein Unternehmen festzulegen und ob sie sich von einer produktiven Stunde unterscheidet. Schlussendlich geht es hier um die Selbsteinschätzung, wie die Arbeitszeit deines Teams verteilt ist (später mehr dazu).

Abrechenbare Stunden im Verhältnis zum Gewinn

Abhängig von deinem Preismodell schlägt sich die Anzahl der abrechenbaren Stunden als bestimmter Anteil in deinen Einnahmen nieder, wobei bis zu 100 % der Einnahmen aus den in Rechnung gestellten Stunden kommen können (wenn alle deine Kunden dich nach Stundensatz bezahlen).

Natürlich müssen wir hier zwischen Brutto und Netto unterscheiden, also dem, was nach Abzug aller Betriebskosten übrig bleibt. Je nachdem, wie du Auslastung und abrechenbare Stunde definierst und wie viel der nicht-produktiven Stunden du trotzdem als Einnahmen generierend einstufst, gestalten sich deine Betriebseinnahmen anders.

Der Knackpunkt ist: Wie hängen fakturierbare Stunden und Wirtschaftlichkeit zusammen? Schließlich ist das Hauptanliegen jedes Dienstleisters, dass das Unternehmen gewinnbringend bleibt.

Selbst wenn du nicht nach Stunden abrechnest, kannst du dein Unternehmen weitaus besser auf Rentabilität optimieren, wenn du ein grundlegendes Verständnis des Konzepts der fakturierbaren Stunde besitzt. Im Grunde handelst du mit von Menschen erbrachter Zeit, um über deine Kunden einen Gewinn zu erzielen. Je mehr Zeit, also abrechenbare Stunden, du den Kunden verkaufen kannst, desto größer sind deine Einnahmen. Je weniger tatsächliche produktive Stunden dein Team für die Arbeit braucht, desto rentabler dein Unternehmen.

Wie anfangs schon dargelegt, hast du zwei Möglichkeiten, mehr Geld für deine Arbeit zu verdienen: entweder durch mehr Arbeit oder indem du die Preise für die gleiche Arbeit erhöhst. Der Weg dahin führt über die Festlegung einer Baseline an abrechenbaren Stunden und über Effizienz bei der Abrechenbarkeit.

Was ist eine realistische Anzahl fakturierbarer Stunden?

Bei der Festlegung eines Stundenziels abrechenbarer Stunden sind bestimmte Berufe den anderen weit voraus. Anwälte und Rechtsberater zum Beispiel, vor allem wenn sie in einer der großen Kanzleien arbeiten, kennen das abrechenbare Leistungsziel nur zu gut.

Die meisten großen Kanzleien legen ein jährliches Ziel an fakturierbaren Stunden fest, das von 800 bis zu über 2.000 Stunden reichen kann. In der Rechtsbranche ist das Standard, da die Gewinnprognose von Anwaltsfirmen darauf beruht, wie viele Stunden juristischer Arbeit sie ihren Kunden verkaufen können. Selbst wenn sie einen Vorschuss verlangen, messen Anwaltskanzleien trotzdem noch den Umsatz pro Anwalt (revenue per lawyer, RPL) oder Gewinn pro Vollpartner (profit per equity partner, PEP).

Andere Berufsgruppen, beispielsweise Beratungsfirmen, rechnen oft noch kleinstufiger als eine Stunde ab – dabei kann es um eine so kurze Zeitspanne wie 6 Minuten gehen (was auch bei Juristen üblich ist). Die Beratungsfirmen verfolgen bei der Abrechnung auf Grundlage von Zielvorgaben ebenfalls das Ziel der besseren finanziellen Planung und des Rentabilitätsmanagements.

Natürlich entsprechen Best Practices nicht immer einem realistischen Ziel, vor allem wegen der großen Vielfalt im Dienstleistungsbereich. Für eine grobe Einschätzung deines Zielwertes fakturierbarer Stunden teilst du dein Umsatzziel durch deinen Stundensatz für abrechenbare Stunden.

Ein Umsatzziel hat allerdings wenig Bedeutung, wenn du keinen klaren Überblick über Lieferkosten, allgemeine Geschäftskosten und schlussendlich deine Durchschnittskosten pro Stunde hast. Um diese Durchschnittskosten zu berechnen, musst du die einzelnen Kosten für deine Mitarbeitenden (Gehalt + Personalnebenkosten + Boni und andere Leistungen) durch die Anzahl der Stunden teilen, die du von ihnen einkaufst.

Den Zielwert abrechenbarer Stunden kannst du am effektivsten auf Grundlage deiner Durchschnittskosten pro Stunde berechnen, wobei das empfohlene Verhältnis bei 1:3 liegt. Wenn deine Durchschnittskosten bei etwa 50 € liegen, sollte dein abrechenbarer Stundensatz also bei etwa 150 € liegen, um wirtschaftlich zu sein.

Je mehr fakturierbare Stunden du abrechnen kannst, desto höhere Betriebskosten kannst du stemmen, ohne dabei unwirtschaftlich zu werden. Wenn du dir bei deinem Umsatzziel nicht ganz sicher bist und ein realistisches Stundenziel anhand deiner Durchschnittskosten berechnen willst, kannst du die folgende Formel verwenden.

Effizienzrate der Abrechenbarkeit kalkulieren

Mit der Abrechenbarkeitseffizienz misst du, wie viel der Gesamtzeit, die du von deinem Team eingekauft hast, du an Kunden weiterverkaufen konntest. Um deine Effizienzrate zu berechnen, musst du deine Gesamtkapazität und deinen Nettogewinn eines bestimmten Zeitraums kennen.

Die Methodik hier ist ähnlich wie bei der Berechnung einer groben Einschätzung deines Zielwerts abrechenbarer Stunden.

1. Du teilst deinen Nettogewinn durch deinen Stundensatz, um die Anzahl der fakturierbaren Stunden zu berechnen, die du verkauft hast.
2. Du teilst die Anzahl der von dir verkauften Stunden durch deine Gesamtkapazität.

Am Ende kommt ein Prozentsatz dessen heraus, wie viel der Gesamtarbeitszeit deines Teams in einem bestimmten Zeitraum Einnahmen erbracht hat. Dies ist nicht das Gleiche wie deine Auslastungsrate, da dein Team in Wirklichkeit mehr oder weniger Stunden gearbeitet haben kann, als den Kunden in Rechnung gestellt worden ist. Die Auslastung lässt sich nur präzise anhand von verlässlichen Arbeitszeitangaben kalkulieren, die du von deinem Team bekommst. Ansonsten gehst du ständig nur von Schätzwerten aus.

Ein Beispiel: Nehmen wir an, dass du IT-Teams angestellt hast und die Wochenarbeitszeit an Kunden verkaufst, was meistens einer Abrechenbarkeitseffizienz von 100 % entspricht. Leider heißt das nicht, dass damit die Optimierung der Rentabilität abgeschlossen ist. Die tatsächliche Auslastung des Teams, also wie viel es täglich tatsächlich zu tun hat, kann immer noch weit unter 100 %. liegen

Das Team kann überlastet oder nicht ausgelastet sein, aber wenn du die Zeitverteilung im Team nicht kennst, kannst du kein adäquates abrechenbares Stundenziel festsetzen oder deinen Stundensatz entsprechend anpassen. Du kannst hier zwar immer noch das Verhältnis von 1:3 von Durchschnittskosten pro Stunde zu Stundensatz anwenden, aber wie oben schon erwähnt sorgst du damit nur dafür, dass die Kosten gedeckt sind.

Wenn du andererseits genau weißt, wie sich die Arbeitszeit deines Teams pro Projekt auf produktive Arbeitsstunden und auf abrechenbare Stunden verteilt, kannst du die Kapazität optimieren und einen Zielwert an abrechenbaren Stunden kalkulieren, mit dem du Rentabilität ohne Überlastung deiner Mitarbeitenden sicherstellst.

So erhöhst du in 3 Schritten die abrechenbaren Stunden

Sehen wir uns nun ein paar Methoden an, mit denen du die fakturierbaren Stunden erhöhst, ohne Kunden etwas zu schenken – womit wir wieder bei „Work smarter, not harder“ wären.

1. Nimm die Arbeitszeiterfassung ernst

Wie man es auch dreht und wendet: Der einzige Weg zu beständiger Rentabilität als Dienstleister führt über die Arbeitszeiterfassung. Hier wird auch der Unterschied zwischen abrechenbaren und produktiven Stunden besonders deutlich.

Wenn ein Dienstleister einem Kunden die Arbeit von 10 Stunden verkauft, sind das 10 abrechenbare Stunden für das angestrebte Ziel an fakturierbaren Stunden. Erledigt das Team nun das Projekt innerhalb von 8 (produktiven) Stunden, ist das natürlich toll – aber du weißt davon nichts, wenn du keine Zeitangaben vom Team bekommen hast. Wenn das Team stattdessen 12 Stunden an dem Projekt gearbeitet hat, aber nur 10 abrechenbare Stunden angibt, weil es seine Arbeitszeiten nicht erfasst, hast du ebenfalls keinen richtigen Überblick über deine fakturierbaren Stunden – mal ganz abgesehen vom Burnout-Risiko.

Daten zur Arbeitszeit sind deine Quelle Nummer 1, um einen Überblick über abrechenbare und produktive Stunden zu bekommen. Der Trick dabei ist, eine Methode zu finden, mit der dein Team tatsächlich seine Arbeitszeit genau erfasst und dabei auch ehrlich ist. Wir von Memtime kennen die Qual der manuellen Zeiterfassung nur zu gut. Und genau darum haben wir eine Methode entwickelt, um die Arbeitszeit ohne manuelle Erfassung zu erfassen.

Automatische Zeiterfassung bzw. die Erfassung von Computeraktivität ist eine zu 100 % vertrauliche Methode, mit der du Arbeitszeit passiv und ohne den Einsatz von Timern, Stoppuhren oder anderen störenden Instrumenten nachverfolgen kannst. Die Desktop-App Memtime läuft rund um die Uhr im Hintergrund und merkt sich alles, was du auf deinem Rechner tust (sie kann aber so eingerichtet werden, dass die Nutzung bestimmter Webseiten oder Apps niemals aufgezeichnet wird).

Unabhängig davon, wie voll oder hektisch die Woche ist, kannst du Memtime jederzeit öffnen und dir minutengenau alle Arbeiten anzeigen lassen, die du erledigt hast. Die Timeline mit deinen Aktivitäten kann von niemandem sonst eingesehen werden, da sie ausschließlich offline auf deinem Computer gespeichert wird.

Auf einen Blick bekommst du eine Übersicht über deinen Arbeitstag in Intervallen von 1-60 Minuten und kannst die Arbeitszeiten für Projekte nachverfolgen. Memtime bietet auch die Integration mit deiner aktuellen Projektsoftware, sodass du Zeiteinträge direkt im Interface der Projektsoftware erstellen oder synchronisieren kannst, beispielsweise mit Jira, Asana, ClickUp usw.

2. Gewinne verlorene abrechenbare Zeit zurück

Smarteres Arbeiten heißt manchmal einfach, all deine erledigte Arbeit genau aufzuzeichnen (und sie dann den Kunden in Rechnung zu stellen). Du erinnerst dich, dass Anwälte und Berater in so kleinen Abschnitten wie 6 Minuten abrechnen? Hier eine Mail, da ein Anruf, kleine Änderungen über den Tag verteilt – all das summiert sich manchmal zu Stunden, die auf der Rechnung gar nicht auftauchen.

Hier sind ein paar Beispiele aus dem echten Leben, wie Teams mit Memtime fakturierbare Stunden zurückgewinnen – also mehr verdienen, ohne sich mehr Arbeit aufzulasten.

Dies sind nur ein paar Beispiele, wie einfach du mit automatischer Zeiterfassung für mehr abrechenbare Stunden sorgen kannst. Die meisten von uns sind uns gar nicht bewusst, wie viel wir tatsächlich leisten, da wir oft viele Aufgaben gleichzeitig erledigen und in die Arbeit versunken sind. Wirklich Zeit für eine manuelle Erfassung hat niemand von uns, aber wir alle verdienen eine faire Bezahlung für unsere Arbeit.

Für die allermeisten Menschen ist Memtime eine absolute Offenbarung – entweder durch die Erkenntnis, wie viele Ablenkungen es eigentlich im Arbeitsalltag gibt, oder dass den Kunden jahrelang zu wenig berechnet wurde. Das kommt alles andere als selten vor und lässt sich ganz einfach durch automatische Zeiterfassung beheben.

Wenn du einmal pro Woche oder Monat abrechnest, kannst du mit Memtime die tatsächlichen Arbeitszeiten in diesen Zeiträumen minutengenau nachverfolgen. Es ist völlig egal, wie lange es her ist – Memtime speichert deine Aktivitätsdaten unbegrenzt auf deinem Computer, außer du formatierst ihn. Du kannst auch im Nachhinein abrechenbare Zeiten erheben und präzise Rechnungen ausstellen.

3. Gehe strategisch an Kunden und Projekte heran

Ein Riesenvorteil der Arbeitszeiterfassung ist der unheimlich schnelle Einblick, dass nicht alle Kunden, Projekte und Dienstleistungen gleich profitabel für dein Unternehmen sind. Dir fällt wahrscheinlich ein Muster auf, dass manche Leistungen weniger Zeit erfordern als gedacht und manche Kunden gewohnheitsmäßig mehr Ressourcen deines Teams verbrauchen, als sie bezahlen.

Wenn du smarter arbeiten willst, brauchst du einen Überblick darüber, welche Kunden und Leistungen für dich am gewinnbringendsten sind – welche also am wenigsten Zeit in Anspruch nehmen und die meisten Einnahmen generieren. Dazu solltest du für jedes Projekt deine produktiven Stunden mit den abrechenbaren Stunden vergleichen, deine Abrechenbarkeitseffizienz kalkulieren und strategisch entscheiden, welchen Kunden du zusätzliche Leistungen verkaufen kannst und welche Projekte sich für dich nicht lohnen.

Nach einer Zeit- und Kostenanalyse auf Grundlage der Zeiterfassungsdaten deiner Projekte beschließt du vielleicht, dass du in der Tat mehr Kunden annehmen und dein abrechenbares Stundenziel erhöhen willst. Wenn du zu dem Ergebnis kommst, dass die tatsächliche Auslastung deines Teams geringer ist als angenommen und ihr genug Kapazitäten für mehr Projekte habt, ist mehr Arbeit anzunehmen keine schlechte Idee, da du dein Team damit nicht überlastest.

Es könnte natürlich auch das umgekehrte Ergebnis dabei herauskommen. Sobald du die abrechenbaren Stunden zurückgewinnst, die du früher nicht erfasst hast, stellst du automatisch mehr fakturierbare Zeit in Rechnung, ohne dein Stundenziel zu erhöhen. Und dein Team fühlt sich dadurch mehr wertgeschätzt und weniger gestresst.

Zum Abrechnen nach Stunden gehört mehr, als nur ein Ziel abrechenbarer Stunden anzupeilen und eine plausible Anzahl pro Woche zu berechnen. Es steckt unheimlich viel Potenzial in der akkuraten Erfassung des täglichen Arbeitspensums, und es ist gar nicht nötig, dafür mühevoll Timer für jede Aufgabe zu stellen.

Fazit

Fakturierbare Stunden sind ein heikles Thema in der Dienstleistungsbranche, weil viele Unternehmen (besonders im Agenturbereich) sie als veraltetes Abrechnungsmodell betrachten und nicht auf ihren Rechnungen verwenden.

Allerdings – und wir können es nicht oft genug betonen – sind wir uns wohl alle einig, dass Zeit die wertvollste Ressource eines jeden Dienstleisters ist und sich die Rentabilität auf keine andere Weise besser steigern lässt als durch eine Erhöhung der abrechenbaren Stunden, während gleichzeitig die produktiven Stunden gleich bleiben oder sogar weniger werden.

Wir hoffen, dass dieser Artikel dir dabei hilft, eine Baseline für die fakturierbaren Stunden deines Unternehmens festzulegen – immer unter Berücksichtigung deiner Durchschnittskosten pro Stunde und deines Stundensatzes. Auf dieser Basis und mit den richtigen Werkzeugen zur Arbeitszeiterfassung ist es denkbar einfach, dein Ziel an abrechenbaren Stunden zu erreichen. Du brauchst gar nicht MEHR zu arbeiten – dokumentiere einfach nur jede Minute deiner Arbeitszeit und gehe strategisch an neue Kunden und Projekte heran.

Memtime unterstützt dich dabei, deine abrechenbaren Stunden mühelos zu erhöhen, ohne dein Team zu überarbeiten. Teste Memtime jetzt ohne Risiko und gewinne schon in der ersten Woche bis zu 50 % mehr fakturierbare Zeit zurück.