DATEV Zeiterfassung: Top Integrationen für mehr Effizienz

Die Erfassung von Mitarbeiterstunden ist sowohl rechtlich erforderlich als auch eine gute Möglichkeit, die Auslastung zu optimieren, fakturierbare Stunden vollständig abzurechnen und Ressourcen besser zu planen. Dies gilt besonders für Branchen, die viele Projekte und Kunden bzw. Mandanten gleichzeitig bedienen.

In Bereichen wie der Steuer- oder Rechtsberatung und der Wirtschaftsprüfung ist die Zeit der Mitarbeitenden nicht nur wertvoll, sondern auch teuer. Die Zeiterfassung gehört hier also zu den täglichen Aufgaben, vor allem, wenn die Leistungen den Kunden nach Stunden in Rechnung gestellt werden.

Wenn du mit der DATEV Zeiterfassung arbeitest und deine Stunden für die Rechnungsstellung exakt nachverfolgen musst, kennst du sicher die Problematik: Es ist nicht immer einfach, auch wirklich alle Tätigkeiten zu erfassen, ohne Zeiten (oder die Geduld) zu verlieren. Die DATEV Zeiterfassung ist zwar nicht besonders kompliziert, kann aber Zeit in Anspruch nehmen, wenn du mehrmals am Tag Einträge erstellst. Auf dem Markt stehen darum verschiedenste Integrationen zur Verfügung, die diese Aufgabe einfacher und schneller machen.

In diesem Artikel schauen wir uns zunächst an, wie man die Zeit mit DATEV erfasst und welche Eingaben dabei notwendig sind. Anschließend gehen wir auf externe Integrationen ein, mit der du die Zeiterfassung mit DATEV automatisieren und dadurch für mehr Effizienz und Genauigkeit sorgen kannst. Am Ende hast du einen besseren Überblick, welche Optionen dir neben der standardmäßigen DATEV Zeiterfassung zur Verfügung stehen.

Sehen wir uns die Sache also an.

Wie man die Zeit in DATEV erfasst

DATEV ist ein riesiges Ökosystem aus verschiedenen Lösungen und Produkten, die für alle möglichen Arten von Unternehmen entwickelt wurden – von der Steuer- und Rechtsberatung bis hin zum öffentlichen Dienst. Innerhalb dieses Systems gibt es mehrere Lösungen, in denen auch Zeiterfassung enthalten ist, darunter:

• DATEV LODAS
• DATEV Kostenrechnung classic
• DATEV Lohn und Gehalt
• DATEV Eigenorganisation
  

Mit diesen Produkten hast du also die Option, deine Arbeitsstunden im System zu erfassen. Anders als viele ähnliche Software-Lösungen verwendet die DATEV Zeiterfassung keine Stoppuhr oder Ein/Aus-Timer, was seine Vor- und Nachteile hat.

DATEV Zeiterfassung beispielhaft erklärt

Wie sieht die DATEV Zeiterfassung also aus und warum kann sie als rückwirkend gelten? Zu Demonstrationszwecken verwenden wir hier die Lösung DATEV EO Comfort, kurz für Eigenorganisation, und stellen das Interface sowie das Verfahren zur Zeiterfassung in diesem System vor.

In allen Lösungen von DATEV mit Zeiterfassung erfolgt diese komplett manuell. Die Zeiten werden nachträglich zu jedem Auftrag bzw. jeder Leistung eingetragen, d. h. also nachdem die Arbeit bereits abgeschlossen ist. Im Durchschnitt dauert es etwa 5 Minuten, einen Zeiteintrag im System zu erstellen.

Zunächst musst du dazu unter deinen aktiven Mandanten den entsprechenden Kunden auswählen; dann geht es ins Aufträge-Untermenü. Jeder Auftrag umfasst jeweils das Datum, an dem die Arbeit begonnen wurde, an dem sie beendet wurde und an dem die Rechnung ausgestellt wird. Um einen neuen Zeiteintrag zu erstellen, öffnest du die Untermenüansicht.

Im neuen Fenster siehst du die Felder, die du zur Erfassung der Zeiten für den Auftrag oder die Leistung ausfüllen musst. Neben der Anzahl der Stunden sind dies das Datum, der Name des Kunden, Name des Mitarbeiters, Auftragsgröße usw. Zusätzlich zu den Pflichtfeldern gibt es auch noch ein Feld für Textkommentare.

Dieses Beispiel für die Stundenerfassung mit DATEV EO Comfort zeigt auch die Probleme der DATEV Zeiterfassung im Allgemeinen auf.

Probleme der DATEV Zeiterfassung

DATEV-Anwender nennen meist zwei Dinge als Hauptprobleme bei der nachträglichen Zeiterfassung, mit denen wir uns kurz beschäftigen wollen.

1. Hoher Zeitaufwand

Wie schon erwähnt, nimmt ein Zeiteintrag in DATEV etwa 5 Minuten in Anspruch. Bei der Verwaltung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen und Anwesenheitszeiten ist es natürlich kein Problem, wenn es um einen 8-Stunden-Tag mit einem einzigen Zeiteintrag geht – es dauert schließlich nur 5 Minuten und muss nur einmal am Tag gemacht werden.

Schwieriger wird es, wenn in Branchen wie der Rechts- oder Steuerberatung jeden Tag für mehrere Kunden Leistungen erbracht werden. Hier fallen dann für jede Aufgabe noch mal 5 Minuten extra an, um sie im System einzutragen und die fakturierbaren Stunden für Kunden und Mandanten zu erfassen.

Die meisten Leute, die in den Bereichen Recht und Steuern tätig sind, haben schlicht und einfach zu viel zu tun, um die Zeiten in DATEV dann zu erfassen, wenn sie anfallen. Sie warten stattdessen lieber bis zum Ende des Tages oder gar der Woche, um die Stundenerfassung in einem Rutsch zu erledigen. In gewissem Sinne ist es natürlich effizienter, eine halbe Stunde vor Feierabend für die Zeiterfassung zu blocken, statt über den Tag verteilt immer wieder 5 Minuten zu unterbrechen – aber auch diese Strategie hat ihre Nachteile.

2. Geringe Datengenauigkeit

Bleibt die Frage der Genauigkeit allein dem Anwender und seinem Gedächtnis überlassen, leidet zwangsläufig die Qualität der Daten. Je länger man mit der Zeiterfassung wartet, desto ungenauer wird die Erinnerung. 

Nochmals: Wenn nur ein ganzer Arbeitstag auf einmal erfasst werden muss, gibt es keine Probleme mit der Datengenauigkeit. In Branchen wie Beratung, Wirtschaftsprüfung oder Recht jedoch, in denen nach Stunden abgerechnet wird, ist es enorm wichtig, dass die Stunden akkurat erfasst werden, um faire Rechnungen für Kunden und Mandanten ausstellen zu können und ihnen anderseits auch nicht zu wenig zu berechnen.

Solche Schätzungen liegen zwar selten komplett daneben, aber das Auf- oder Abrunden von Stunden hat oft zur Folge, dass die tatsächliche Arbeitsleistung unterschätzt und Kunden oder Mandanten entsprechend zu wenig berechnet wird. Kanzleien oder Unternehmen, die nach Stunden abrechnen, können so schnell Einnahmen verlieren: Viele kleine Aufgaben, die über den Tag oder die Woche hinweg angefallen sind und erledigt wurden, werden ganz einfach vergessen.

Die DATEV Zeiterfassung automatisieren

Du kannst aber aufatmen: Es gibt bei der DATEV Zeiterfassung noch einen anderen Weg als die manuelle Eingabe, und zwar die Automatisierung. Damit lässt sich sowohl das Problem der ungenauen Daten als auch des hohen Zeitaufwands lösen.

Diese Automatisierung der DATEV Zeiterfassung kannst du mithilfe von zusätzlicher externer Software umsetzen. Der einfachste Weg führt über die Verknüpfung mit einer App, die auf Zeiterfassung spezialisiert ist und die Arbeit der Zeiteinträge für dich übernimmt. Wir sehen uns im Folgenden ein Beispiel einer solchen App an, wieder mit DATEV EO Comfort als Grundlage.

Automatische Integration von Zeiterfassungssoftware in DATEV

Memtime ist eine Desktop-App, die du auf dem gleichen Windows-Gerät installierst wie DATEV. Allerdings muss dieses Programm nicht ständig geöffnet sein; es muss morgens zum Arbeitsbeginn nicht einmal separat gestartet werden. Einmal installiert, läuft Memtime auf deinem PC still im Hintergrund und erfasst alle Arbeitsschritte, die du im Laufe des Tages erledigst.

Memtime ordnet deine Aktivitäten und Zeiten in allen Programmen chronologisch auf einer Zeitleiste an. Anhand dieser Zeitleiste kannst du deinen Arbeitstag nachverfolgen und minutengenau rekonstruieren. Die detaillierte Ansicht kannst du dabei auf 1 bis 60 Minuten einstellen, je nachdem, wie präzise deine Stundenerfassung sein muss.

Mit der Verknüpfung von Memtime und DATEV EO Comfort ersetzt du praktisch die standardmäßige DATEV Zeiterfassung durch die von Memtime. Du brauchst dir damit also nicht mehr zu merken, wie lange du an welchen Aufgaben gearbeitet hast, weil Memtime das für dich erledigt. Bei Gelegenheit kannst du dann darauf zugreifen und aus den aufgezeichneten Daten Zeiteinträge erstellen.

Die Integration bietet eine beidseitige Synchronisation zwischen DATEV EO Comfort und Memtime, was heißt, dass deine Kunden, Aufträge und früheren Zeiteinträge in Memtime importiert werden. Wenn du einen Zeiteintrag in Memtime erstellst – was ein paar Sekunden statt der 5 Minuten in DATEV dauert – und einem DATEV-Auftrag zuweist, erscheint er automatisch auch in DATEV EO Comfort. Die manuellen Eingabeschritte der DATEV Zeiterfassung brauchst du also nie wieder zu machen.

Hier noch einmal die Kurzfassung, wie du die automatisierte Zeiterfassung in DATEV EO Comfort einrichtest:

Memtime wird von Anwaltskanzleien, Steuer- und Finanzbüros und Beratern verwendet, die auf ihren Rechnungen mit fakturierbaren Stunden arbeiten. Das Programm garantiert Privatsphäre und Datenschutz, da alle Aktivitätsdaten offline auf deinem Computer gespeichert werden. Es garantiert außerdem, dass keine abrechenbare Minute mehr verloren geht – in Sachen Datengenauigkeit ist es dem menschlichen Gedächtnis weit überlegen.

Mit der automatisierten Lösung für die DATEV EO Comfort Zeiterfassung minimierst du den Zeitaufwand und sorgst gleichzeitig für bessere Datenqualität, da die Fehlerquelle der menschlichen Ungenauigkeit umgangen wird. Du kannst Memtime sofort herunterladen und im Zusammenspiel mit DATEV EO Comfort 14 Tage lang völlig kostenlos ausprobieren (nicht einmal eine Kreditkarte wird gebraucht).

10 weitere Integrationen für die DATEV Zeiterfassung

Memtime ist nicht die einzige Integration für die DATEV Zeiterfassung, was auch kein Wunder ist bei den vielen anderen Lösungen, die es neben Eigenorganisation auf dem Markt gibt. Sehen wir nun uns kurz in der Übersicht an, welche Optionen es gibt und was die beste DATEV-Zeiterfassungssoftware für deine Zwecke sein könnte.

1. ATOSS Time Control – für die Projektzeiterfassung

ATOSS ist ein Personalmanagement-Tool mit Lösungen für die Zeiterfassung, die Einsatzplanung, die Ressourcenplanung und das Anwesenheitsmanagement. Das Zeitmodul ist mit der Zeiterfassung in DATEV LODAS, DATEV Lohn und Gehalt sowie DATEV Kostenrechnung classic kompatibel.

Hier ein paar Beispiele, was du mit dem ATOSS Zeitmanagement machen kannst.

• Zielwerte mit tatsächlicher Arbeitszeit minutengenau vergleichen
• Überstunden überwachen und verwalten
• Urlaubs- und Krankheitszeiten verwalten
• Rentabilität von Projekten und Aufträgen evaluieren
  

ATOSS Time Control ist für Manager gedacht, die die Steuerung ihres Personals unter Einhaltung aller rechtlichen Anforderungen und Vorgaben in der Hand halten müssen. Mit den digitalen Tools zur Zeitverwaltung können Unternehmen alle rechtlichen Vorgaben zu Arbeitszeiten einhalten, selbst auf internationaler Ebene und bei flexiblen Arbeitszeitmodellen.

2. ISGUS ZEUS® – für das Anwesenheitsmanagement über Terminals

ZEUS® ist eine Software für das Zeit- und Anwesenheitsmanagement, die ebenfalls mit DATEV Kostenrechnung classic, LODAS und Lohn und Gehalt integrierbar ist. Sie arbeitet mit ISGUS-Terminals bei der Erfassung von Zeiten und anderen betrieblichen Daten in Branchen wie Einzelhandel, Bankwesen, Logistik und Dienstleistung.

Ähnlich wie mit ATOSS Time Control können Unternehmen mit ZEUS® flexible Arbeitszeiten verwalten und dabei alle gesetzlichen Regelungen einhalten. Unten findest du die Arten von Daten, die ein ISGUS-Terminal erfassen kann:

• Ein-/Ausstempeln
• Abwesenheiten in Echtzeit
• Start- und Endzeiten für Aufträge
• Mengen, Betrieb usw.

3. tisoware.ZEIT – für die Personaleinsatzplanung

tisoware.ZEIT bietet sowohl Anwesenheitsmanagement als auch Projektzeiterfassung für effizientes Controlling. Unternehmen können mit der Software Abwesenheitszeiten, Überstunden und andere arbeitszeitbezogene Aspekte unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben verwalten.

Mit den Lösungen von tisoware für die Projektzeiterfassung können Unternehmen Budgetüberschreitungen vermeiden oder dass zu viele Leistungen für zu wenig Geld erbracht werden. Auch die Überwachung der Ressourcennutzung ist damit möglich sowie die Anzeige von Fortschrittsberichten anhand von im System erfassten Zeiten.

Kurz gefasst bekommst du mit der Integration von tisoware.ZEIT mit DATEV Folgendes:

• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement
• Personaleinsatzplanung
• Reisekostenmanagement.
• Erfassung und Controlling von Projektzeiten

4. timeCard Zeiterfassung – für mobile Zeiterfassung

timeCard Zeiterfassung eignet sich am besten für KMU, die auf der Suche nach einer optimierten Lösung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und das Projektzeit-Controlling sind. Die timeCard Zeiterfassung bietet einen monatlichen und jährlichen sowie einen mitarbeiterspezifischen Überblick.

Für das Management von Remote-Teams gibt es die timeCard-App für Android und iOS – eine tolle Lösung, damit Mitarbeitende ihre flexiblen Stunden und Abwesenheiten überall von unterwegs erfassen können. Folgende Funktionen stehen dir bei der Verknüpfung von DATEV mit timeCard Zeiterfassung zur Verfügung:

• Erweiterte Lohn- und Gehaltsabrechnungen (Sonntage, Pausen, gesetzliche Feiertage usw.)
• Flexible Arbeits- und Projektzeiterfassung
• Schicht- und Abwesenheitsplaner für Urlaube
• timeCard-App für die mobile Zeiterfassung
• Berichte mit Mehrmandantenfähigkeit

5. Crewmeister – für Terminals und mobile Lösungen

Crewmeister bietet Tools, mit denen Mitarbeitende ihre Zeiten digital über mobile Apps, PC oder Crewmeister-Terminals erfassen können. Manager bekommen all diese Daten in Echtzeit von ihrem Team, sodass die Lohn- und Gehaltsabrechnung in DATEV auf maximale Effizienz optimiert werden kann.

An Funktionen bietet Crewmeister Folgendes:

• Offline-Zeiterfassung ohne aktive Internetverbindung
• GPS-Ortstracking
• Automatische Überstundenberechnung
• Mehrere Pausenmodelle
• Evaluationen und Berichte
  

Crewmeister ist für kleinere Unternehmen entwickelt worden – du kannst es daher auch erst kostenlos testen und schauen, ob sich die Investition lohnt, bevor du dich entscheidest.

6. geoCapture – für GPS-Fahrzeugtracking

geoCapture ist eine spezielle Lösung für Unternehmen mit einer Fahrzeugflotte, egal ob Autos, LKWs oder Baumaschinen. geoCapture bietet Tools zur Aufzeichnung von Arbeitszeiten von Fahrern und Bedienern unterwegs bzw. auf der Baustelle.

Mit der GPS-Technik können Strecken und Arbeitszeiten erfasst und dann für die Lohn- und Gehaltsabrechnung an DATEV übertragen werden. Neben der Arbeitszeiterfassung bietet geoCapture auch Unterstützung bei der Routenplanung, dem Diebstahlschutz und der Prüfung von Führerscheinen, sodass Unternehmen aus der Logistikbranche sehr von der Verknüpfung von DATEV mit geoCapture profitieren können.

7. ZMI – Time – für die Zeiterfassung über mehrere Geräte

ZMI – Time bietet die Zeiterfassung von überall mit physischen Terminals, Webbrowsern und mobilen Apps. Neben der Anwesenheit können mit dem Programm Projekt- und Auftragszeiten erfasst und so die Ressourcenplanung und der Ressourceneinsatz optimiert werden.

Diese Funktionen stehen in ZMI – Time zur Verfügung:

• Employee Self Service
• Digitale Personalakten
• Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
• Zugangskontrolle
  

Der modulare Aufbau von ZMI – Time ermöglicht eine benutzerdefinierte Einrichtung der Software; du kannst einzelne Module hinzufügen und dir eine Lösung zusammenstellen, die den Bedürfnissen deines Unternehmens entspricht. Anders als einige andere der hier aufgeführten Tools kann ZMI – Time in der Cloud gehostet werden, es muss also nicht in die Anschaffung und Wartung von gesonderter Hardware investiert werden.

8. GFOS.Workforce Management – für Personalkennzahlen und Evaluationen

GFOS.Workforce Management ist eine umfassende Personalmanagement-Lösung, die die Zeiterfassung für eine einfachere Verwaltung optimiert. Neben der Stundenerfassung bietet das Tool auch Personalkennzahlen, die zur Mitarbeitermotivation und Transparenz beitragen sollen.

Ähnlich wie ZMI – Time hat GFOS.Workforce Management einen modularen Aufbau, mit dem du deine ganz eigene Lösung zusammenstellen kannst. Die Zeiterfassung ist über verschiedene Modi möglich, darunter Terminals, Web und mobil. Folgende Funktionen sind enthalten:

• Zeiterfassung für verschiedene Abrechnungsmodelle
• Bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung
• Projektzeiterfassung
• Dashboards und Personalkennzahlen

9. AIDA – für papierlose und virtuelle Personalabteilungen

AIDA hat Software und Hardware für das virtuelle Zeitmanagement im Angebot. Mit dem papierlosen System für Anträge und Genehmigungen können Unternehmen aus vielen Branchen ihre personalbezogenen Abläufe optimieren und Remote-Teams verwalten.

Die Mitarbeitenden können über das Internet, Intranet oder E-Mail auf ein Web-Portal zugreifen. Es stehen außerdem Apps von AIDA für Mobilgeräte und Web zur Verfügung, sodass Unternehmen aller Größen das Personalmanagement auch über mehrere Standorte und Zweigstellen hinweg effizient gestalten können. Für das Arbeitszeitmanagement bietet AIDA die folgenden Funktionen:

• Zuordnung von Tarifmodellen
• Virtuelle Personalabteilung
• Administrator-Tool
• Persönlicher Messenger

10. clockin – für einfachen Personaleinsatz in KMU

clockin ist eine Zeitmanagementlösung für kleinere Unternehmen. Das Programm ist einfach einzurichten, hat praktisch keine (oder nur eine kleine) Lernkurve und ist damit bestens geeignet für Mitarbeitende, die technisch nicht so versiert sind. Die Zeiterfassung kann je nach Anforderungen über mobile oder stationäre Lösungen erfolgen. Die folgenden Funktionen stehen bei der Integration von DATEV und clockin zur Verfügung:

• Projektzeiterfassung für einzelne Aktivitäten
• Flexible Arbeitszeitmodelle, Kernarbeitszeiten und Höchstarbeitszeiten
• Digitale Akten zu Projekten und Mitarbeitern
• Automatische & sichere Übertragung zu DATEV
  

Ähnlich wie andere genannte Tools bietet clockin umfassende Lösungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, darunter Abwesenheitsmanagement, Nachtarbeitszuschläge und Urlaubszeiten. Viele KMU können von den Tools und der einfachen Implementierung von clockin profitieren.

Fazit

Die DATEV Zeiterfassung ist eine Kernfunktion des Programms und notwendig, um rechtliche Vorgaben einzuhalten. Sowohl für Lohn- und Gehaltsabrechnungen als auch für komplexere Zeiterfassung für Kunden und Projekte gibt es viele Lösungen, die die standardmäßige DATEV Zeiterfassung noch optimieren können.

In diesem Blogartikel haben wir uns die manuelle Standardvariante und auch die automatisierten Möglichkeiten der DATEV Zeiterfassung angesehen. Alle externen Integrationen auf unserer Liste können Unternehmen bei der Optimierung ihrer täglichen Betriebsabläufe unterstützen. Für dich ist der nächste Schritt nun, die Integration zu finden, die deinen Anforderungen am besten entspricht und dir als Manager das Leben leichter macht – und gleichzeitig die Arbeitsabläufe für deine Mitarbeiter vereinfacht.

Die Liste oben kann dir als Ausgangspunkt für deine Nachforschungen und Überlegungen dienen. Wenn du schon weißt, dass du mit DATEV EO Comfort die Zeiterfassung optimieren willst, sieh dir auf jeden Fall Memtime an. Du kannst das Programm 14 Tage lang völlig kostenlos testen, es sofort mit DATEV verbinden und dir alle Vorteile aus erster Hand anschauen, ohne ein Risiko einzugehen.