Du hasst Zeiterfassung? Wir auch. Deshalb haben wir etwas dagegen getan.

Vor ein paar Jahren saßen wir noch in unseren alten Jobs. In IT-Unternehmen, Anwaltskanzleien und Werbeagenturen. Alles Branchen, die eines gemeinsam haben: tägliche Projektzeiterfassung.

Es ist schon ironisch, dass wir heute eine Firma mit automatischer Zeiterfassungssoftware sind. Denn wir hassen Zeiterfassung. Und dafür gibt es gute Gründe.

Die Zeiten stimmen nicht mal – und jeder weiß es

Für uns als Mitarbeiter war das Demotivierende an Zeiterfassung, das man sie quasi umsonst macht: Denn die erfassten Zeiten haben wenig mit der Realität zu tun.

Jeder, der selbst Zeiten erfasst, weiß ganz genau, dass es sich bestenfalls um grobe Schätzungen handelt.

Das bestätigt die Studie ‚Time is money‘ aus Harvard Business Review: Selbst wenn Zeiten noch am gleichen Tag erfasst werden, liegt die Genauigkeit nur bei maximal 67%.

Schuld ist die sogenannte ‚Vergessenskurve‘: Je mehr Zeit vergeht, desto weniger wird erinnert. So sind es nach 2-3 Tagen nur noch 54%, die erinnert werden. Nach einer Woche nur noch 36%.

Trotzdem ist Zeiterfassung sehr anstrengend

Es sind also mehr oder weniger Phantasiezeiten. Großartig, dann kostet das ja immerhin keine Zeit. Oder?

Eben schon. Denn niemand trägt vorsätzlich falsche Zeiten ein. Es kostet eben genauso viel Aufwand ungenaue Zeiten zu schätzen wie genaue Zeiten zu schätzen.

Wer nun dagegen hält, man müsse ja nicht schätzen, sondern könne Stoppuhren nutzen, macht sich etwas vor. Stoppuhren vergisst man zu drücken, sobald man wirklich konzentriert arbeitet.

Genauso unwahrscheinlich ist es Uhrzeiten mitzuschreiben oder die Zeiterfassung mehrmals täglich zu aktualisieren.

Wir haben es alle mal damit versucht. Das kann man wortwörtlich vergessen.

Mitarbeiter haben keine Gründe sich Mühe zu geben

Als wäre es nicht demotivierend genug, wissentlich Bullshit-Zeiten zu erfassen, kommen noch fehlende Anreize hinzu.

Denn im Gegensatz zu Selbstständigen müssen Mitarbeiter keine Zeiten erfassen, um Rechnungen zu schreiben. Das Gehalt kommt bei Mitarbeitern so oder so am Ende des Monats. Sie erfassen Zeiten, weil eben Zeiten erfasst werden sollen.

Das Problem dabei: Niemand kann beurteilen, ob die Zeiten „gut“ erfasst wurden. Denn nur der Mitarbeiter selbst hat eine (grobe) Ahnung, wie lange er für welche Aufgabe gebraucht hat.

Das heißt, für gute Zeiterfassung kann man nicht befördert werden, weil sie nicht mal auffallen würde.

Ganz im Gegenteil: Zeiterfassung hält einen von der eigentlichen Arbeit ab, durch die man sich wirklich profilieren könnte.

Der wirtschaftliche Schaden ist enorm

Das größte Problem ist aber, dass Zeiterfassung einem Dienstleistungsunternehmen leicht den Garaus machen kann. Wir haben es in früheren Jobs selbst erlebt.

Und das ist auch unter Selbstständigen und Unternehmenslenkern längst nicht jedem klar: Dieser Prozess geht sehr schleichend voran.

Falsche Zeiten wirken sich auf eine Vielzahl gewinnrelevanter Entscheidungen aus. Und wenn wir Gewinn sagen, meinen wir in diesem Fall Verlust:

• Ganz gleich, ob weniger Stunden in Rechnung gestellt werden – oder Angebote und Retainer weniger – oder gleich unprofitabel kalkuliert werden.
• Ob Projekte und Ressourcen ineffizienter geplant werden – und so die bezahlte Auslastung und der Durchlauf an Projekten gesenkt werden.
• Oder ob das Controlling tatsächlich profitable und unprofitable Projekte nicht identifizieren kann – und das Management nicht durch rechtzeitiges Gegensteuern, Spezialisierung oder Outsourcing reagieren kann.

Am Ende weiß niemand, was der Grund war. Dabei ist es einfach: Wenn das Management nicht aus dem Bauch heraus entschieden hat – lagen den Entscheidungen falsche Daten (Zeiten) zu Grunde.

Was unsere Lösung anders macht

Wir hatten die Bedeutung von genauer Zeiterfassung verstanden. Aber konnte man sie erreichen?

Uns war klar, dass wir als Menschen uns nicht ändern würden.

Denn weder kann man sich einfach dafür entscheiden, sich besser an Zeiten oder das Drücken von Stoppuhren zu erinnern – noch kann man seine Fähigkeit Zeiten zu schätzen verbessern.

Das Gefühl, am Ende des Tages vor einer leeren Tabelle zu sitzen, ohne echte Ahnung wie viel Stunden es nun auf welchem Projekt waren, kennt so ziemlich jeder Zeiterfasser.

Anhand dieser Erinnerungshilfe erinnert man sich auf einen Blick, wie lange man für welche Aufgabe gearbeitet hat.

Und damit entfällt alles, was Zeiterfassung so anstrengend und zeitaufwendig macht.

Wie es funktioniert

Du wirst überrascht sein…

Wir mögen Zeiterfassung immer noch nicht. Und wir glauben auch nicht, dass unsere Nutzer Zeiterfassung plötzlich mögen.

Es bleibt eine lästige Pflicht, insbesondere für Mitarbeiter.

Aber wir trauen uns zu sagen, dass wir den einfachsten Weg gefunden haben, diese Pflicht zu erledigen. So schnell wie möglich – und so genau wie man möchte.

Wenn du von Zeiterfassung so genervt bist wie wir, möchten wir dich einladen es auszuprobieren.

Unsere 14-tägige Testphase ist kostenlos und du schließt damit auch kein Abonnement ab.

Wir würden uns freuen, wenn wir dir helfen können.