Warum Zeiterfassung einfach nicht funktioniert – und was wirklich hilft

Problem 1: Geschätzte Zeiten sind – und bleiben falsch

Laut der Studie Time is money liegt die Genauigkeit der Zeiterfassung nur bei maximal 67 Prozent – und das nur, wenn noch am selben Tag erfasst wird. Werden Zeiten nur alle 2-3 Tage oder erst am Ende der Woche erfasst, landen übrigens nur 48 bis 55 Prozent der Zeiten auf den richtigen Projekten.

Gründe:

• Keine Anreize zu präziser Zeiterfassung: Mitarbeiter priorisieren ihre wertschöpfende Arbeit
• Kurze Arbeiten werden oft vergessen (E-Mails, Chats und Web-Recherchen)
• Angenehme Aufgaben erscheinen kürzer – unangenehme Aufgaben länger
• Ebbinghaus Forgetting Curve: Je mehr Zeit vergeht, desto weniger wird erinnert

Problem 2: Ungenaue Zeiten kosten Agenturen Geld

Laut Harvard Business Review verliert allein die US-Wirtschaft täglich $7,4 Mrd. durch ungenaue Zeiterfassung. Einer Agentur mit 10 Mitarbeitern entgehen durchschnittlich 480.000 €/Jahr durch fehlende oder falsche Projektstunden für Controlling, Planung und Abrechnung.

Gründe:

• Ungenaue Zeiten ergeben ein falsches Bild der Profitabilität von Projekten
• Dadurch werden Angebote oft nicht profitabel kalkuliert und Budgets überzogen
• Ebenso entsteht ein falsches Bild der Auslastung mit bezahlten Projekten
• Dadurch werden in der Planung Entscheidungen falsch oder verspätet getroffen
• Das wiederum bedeutet ungenutzte Kapazitäten und entgangene Umsätze

Problem 3: Stoppuhr-Software vergrößert die Probleme

In der Theorie ist es einfach, bei jedem Aufgabenwechsel eine Stoppuhr zu klicken oder Uhrzeiten auf einem Zettel zu notieren. In der Realität ist man dadurch einerseits permanent abgelenkt – aber vergisst andererseits dann doch zu klicken, sobald man sich auf die Arbeit konzentriert.

Gründe:

• Stoppuhren und Ähnliches unterbrechen ständig den Workflow
• Man vergisst sie zu drücken, sobald man konzentriert arbeitet
• Am Ende muss man wieder schätzen und bekommt falsche Zeiten

Lösung: Automatisches Tracking als Erinnerungshilfe

Automatisches Tracking ist verfügbar als Add-on für jede Agentursoftware. Es handelt sich um ein neues Konzept, das Agenturen das Thema Zeiterfassung während des Tages vom Leib hält – und ihnen rückblickend eine schnellere und genauere Zeiterfassung ermöglicht.

1. Alle Programme werden automatisch gemessen

2. Zeiten schneller erinnern und minutengenau erfassen

3. Mit 1 Klick in der angebundenen Software eintragen

Insights für Eilige

➜ Laut Studien sind geschätzte Zeiten nur zu 36-67% genau

➜ entgangener Umsatz durch Planung & Kalkulation auf Basis ungenauer oder fehlender Zeiten

➜ Stoppuhr-Software ist zeitaufwendig und wird immer wieder vergessen

➜ Automatisches Tracking entlastet Mitarbeiter und erhöht die Genauigkeit auf 95%