Die Vorteile der Offline-Zeiterfassung und die besten Apps

Wenn du auf der Suche nach Lösungen für die selbstgehostete Zeiterfassung bist, liegt dir das Thema offensichtlich am Herzen.

• Du bist dir bewusst, dass Desktop-Apps besser sind als Web-Tools.
• Du legst Wert auf möglichst wenige Ablenkungen und manuelle Eingaben.
• Dir sind die Qualität der Daten und die Genauigkeit der Erfassung wichtig.
• Du brauchst eine zuverlässige Zeiterfassung auch ohne Internetverbindung.

Wir von Memtime wissen nur zu gut, wie wichtig Tools für die Offline-Zeiterfassung sind. Unsere gesamte Unternehmensphilosophie baut darauf auf, die selbstgehostete Zeiterfassung zu optimieren und dabei sowohl den Datenschutz als auch die Genauigkeit der Daten unter einen Hut zu bringen – ohne Kompromisse.

Steigen wir also ein.

Wofür braucht man Tools für die Offline-Zeiterfassung?

Die allermeisten Zeiterfassungsprogramme, die aktuell auf dem Markt sind, werden in der Cloud gehostet. Warum also überhaupt mit der Offline-Zeiterfassung beschäftigen? Ganz einfach – Quantität bedeutet nicht gleich Qualität, oder anders gesagt: eine häufig angebotene Lösung ist nicht immer unbedingt die beste Lösung.

Wenn du dich in einer der folgenden Aussagen wiederfindest, bist du mit deiner Suche nach Offline-Lösungen wahrscheinlich auf der richtigen Spur.

Datenschutz ist dir heilig

In Zeiten der Remote-Arbeit und der Mitarbeiterüberwachung ist der Datenschutz gleich doppelt wichtig und wertvoll. Wenn deine Zeit- und Aktivitätsdaten in die Cloud hochgeladen werden, brauchst du die volle Kontrolle darüber, welche Daten das sind.

Woher weißt du aber, ob du die volle Kontrolle über deine Daten hast? Schließlich behaupten viele Zeiterfassungs-Apps, Datenschutz garantieren zu können. Die Antwort findest du mit einer ganz simplen Frage: Brauche ich eine Internetverbindung, um die erfassten Zeitdaten einsehen zu können?

Vielleicht nutzt du eine Desktop-App, die deine Arbeitsschritte aufzeichnet und sie in eine Aktivitäten-Zeitleiste sortiert. Kannst du diese Daten sehen, wenn du nicht mit dem Internet verbunden bist, oder musst du dich in einem Web-Interface einloggen? Das sollte deine Frage zum Thema Datenschutz beantworten.

Du hast die Nase voll von Stoppuhren

Gegen die Zeiterfassung per Stoppuhr wettern wir noch so lange, bis sie endlich der Vergangenheit angehört. Für die wirklich praktikable Zeiterfassung ohne Internet braucht es eine Desktop-App, die Aktivitäten auf dem Computer automatisch aufzeichnet – also eine Möglichkeit, mit der du NICHT für jede Aufgabe einen Timer stellen musst.

Der Haken ist hier aber, dass manche Apps für die selbstgehostete Zeiterfassung immer noch jeden Tag über einen Button ein- und ausgeschaltet werden müssen, selbst wenn sie dir den eigenen Timer für jede kleine Aufgabe ersparen. Bevor du dich also für ein Tool für die Offline-Zeiterfassung entscheidest, solltest auf jeden Fall überprüfen, wie automatisch das Ganze wirklich ist.

Die gute Nachricht: Es gibt verschiedene Zeiterfassungs-Apps, die offline funktionieren und deine Aktivitäten tatsächlich vollautomatisch aufzeichnen – also ohne Stoppuhr, ohne Ein- oder Ausschalten und die App muss auch nicht ständig geöffnet sein.

Du arbeitest viel mit lokalen Dateien

Die üblichen Programme für die Zeiterfassung in der Cloud zeichnen deine Arbeitszeiten mit Tools oder auf Webseiten online auf – meistens mit einer Browsererweiterung mit eingebettetem Timer. Für die Arbeit mit lokal gespeicherten Dokumenten und Dateien brauchst du aber ein Tool, das die Zeiterfassung offline übernimmt und deine Aktivitäten in den lokalen Anwendungen aufzeichnet.

Beispielsweise arbeitest du vielleicht viel mit Word-Dateien oder Excel-Tabellen, die auf deinem Computer gespeichert sind. Am Ende des Arbeitstages bzw. der Arbeitswoche brauchst du eine zuverlässige Aufschlüsselung deiner Arbeitszeiten mit jedem Programm, damit du deine Stunden den jeweiligen Projekten zuordnen kannst.

Eine App für die selbstgehostete Zeiterfassung merkt sich, an welchen lokalen Dateien du wie lange gearbeitet hast, und zeichnet deine Arbeitszeiten im lokalen System ebenso minutengenau auf wie deine Arbeitszeiten in Web-Tools.

Du hast keine stabile Internetverbindung

Wenn du bei der Remote-Arbeit nicht immer eine stabile Internetverbindung hast, ist die Offline-Zeiterfassung ein absolutes Muss. Das ist nämlich der größte Vorteil einer Desktop-App, die deine Arbeit auf dem Computer nachverfolgt: Du musst dir nie Gedanken um deine Internetverbindung machen.

Mit Offline-Zeiterfassung ist es völlig egal, ob du remote irgendwo an einem abgelegenen Ort arbeitest oder dich mit einer schlechten Verbindung unterwegs herumschlägst. Jede Minute, die du auf deinem Laptop arbeitest, wird genau aufgezeichnet – online wie offline.

Wenn einer der gerade aufgeführten Aspekte auf dich zutrifft, ist die automatische Zeiterfassung mit einer App, die offline wie online genau arbeitet, die passende Lösung für dich. Schauen wir uns jetzt also die Standards an, die für die selbstgehostete Zeiterfassung in Bezug auf Datenschutz und Datengenauigkeit unverzichtbar sind.

Die Standards der Offline-Zeiterfassung

Viele Webseiten bieten Tools an, die Zeiterfassung ohne Internet versprechen – allerdings unterscheiden sie sich oft darin, wie diese Offline-Zeiterfassung genau aussieht. Mit der Checkliste unten kannst du die Werbeversprechen mit den wünschenswerten Standards der selbstgehosteten Zeiterfassung abgleichen.

Alles wird aufgezeichnet

Gute Offline-Zeiterfassung bedeutet, dass ALLES aufgezeichnet wird, was du am Computer arbeitest. Oben haben wir schon über lokal gespeicherte Dateien gesprochen, aber es gibt noch weitere Aktivitäten, die eine selbstgehostete Zeiterfassung erkennen und aufzeichnen können muss:

Der Arbeitsalltag setzt sich meist aus vielen verschiedenen Aufgaben und Multitasking zusammen, und genau hier zeigt sich, warum die selbstgehostete Zeiterfassung so praktisch ist. Selbst wenn du ständig zwischen Tabs und Programmen wechselst, kann das Tool zur Offline-Zeiterfassung anhand deiner Nutzung von Maus und Keyboard erkennen, welches Programm im Vordergrund läuft und wie viel Zeit du damit genau verbringst.

Nur du hast die Aufzeichnung deiner Daten

Was auf deinem Gerät aufgezeichnet wird, bleibt auch auf deinem Gerät. Deine Aktivitäten und Zeiten in allen Programmen sind vertraulich und nur für dich zugänglich – nur so kann echter Datenschutz garantiert werden.

Die Offline-Zeiterfassung macht genau das möglich. Memtime zum Beispiel speichert deine Aktivitätsdaten offline und ausschließlich auf deinem Gerät. Du kannst deine Daten jederzeit löschen und brauchst dir keine Sorgen zu machen, dass irgendwo in der Cloud noch eine Kopie davon herumschwirrt.

Nutzerinnen und Nutzer, die die volle Kontrolle über ihre Daten haben, fühlen sich sicherer mit dem Zeiterfassungsprogramm auf ihrem Gerät. Und sie können ihre Stunden rechtzeitig einreichen, indem sie einfach auf die lokal gespeicherten Daten zugreifen.

Manuelle Eingaben sind nicht erforderlich

Bei jedem Tool, das Zeiterfassung offline verspricht, solltest du unbedingt genau hinschauen, ob nicht doch noch Spuren der manuellen Zeiterfassung enthalten sind. Die üblichen Verdächtigen sind hier die klassischen Timer für jede Aufgabe (selbst wenn sie nahtlos in deine Projektsoftware integriert sind) und Ein/Aus-Buttons für die Aufzeichnung, an die du jeden Tag denken musst.

Eine brauchbare Offline-Zeiterfassung muss eine voll automatisierte Zeiterfassung sein. Wenn du am Ende im Grunde doch wieder nur mit einer Stoppuhr arbeitest, lohnt es sich, dich nach anderen Optionen umzusehen.

Die 5 besten Tools für die Offline-Zeiterfassung

Zum guten Schluss sehen wir uns die besten Zeiterfassungs-Apps für die Offline-Nutzung bei Aufgaben und Projekten an.

1. Memtime (Windows, macOS, Linux)

Memtime steht nicht einfach nur ganz oben auf der Liste, weil wir hier auf dem Memtime-Blog sind, sondern weil es die einzige vollautomatische App für die selbstgehostete Zeiterfassung ist, die alle Daten offline speichert – und zwar nur auf dem Gerät, auf dem die Daten aufgezeichnet werden.

2. Jibble (Windows, macOS)

Jibble ist eine Suite von Zeiterfassungs-Apps, die offline auf Desktop und Mobilgeräten laufen. Für diesen Artikel schauen wir uns die Desktop-App von Jibble für die Offline-Zeiterfassung an.

Jibbles Lösung für die Projektzeiterfassung ist ein manueller Timer, der über die Desktop-App verfügbar ist. Um damit deine Stunden zu erfassen, musst du dich quasi einstempeln, eine Aktivität und ein Projekt auswählen und dann den Timer für jede Aufgabe starten. Am Ende bekommst du eine Übersicht über die aufgezeichneten Aktivitäten im Interface der App, insofern also offline.

3. TimeCamp (Windows, macOS, Linux)

TimeCamp stellt Apps für Desktop und Mobilgeräte zur Verfügung, die mit einem laufenden Timer Projekte und Aufgaben nachverfolgen. Im Offline-Modus können die Zeiten für einzelne Aufgaben auch ohne Internetverbindung aufgezeichnet und anschließend synchronisiert werden, sobald man wieder online ist.

TimeCamp bietet eine kostenlose Version und zusätzliche, bezahlte Funktionen mit monatlicher oder jährlicher Abrechnung.

4. DeskTime (Windows, macOS, Linux)

Die Zeiterfassungs-Apps von DeskTime für Desktop und Mobilgeräte enthalten Funktionen zur manuellen und automatischen Zeiterfassung. Die Desktop-App läuft rund um die Uhr im Hintergrund und erfasst Zeiten ununterbrochener Aktivität. Die automatische Zeiterfassung wird beendet, sobald man länger als 3 Minuten nicht aktiv ist.

DeskTime hat eine kostenlose Version für Einzelnutzer im Angebot und dazu ein Abomodell mit Premium-Funktionen, darunter Screenshots und Arbeitsplanerstellung. Die Premium-Funktionen können mit einer Probeversion 14 Tage kostenlos getestet werden.

5. Toggl Track (Windows, macOS)

Toggl Track bietet Zeiterfassungs-Apps für Desktop und Mobilgeräte mit einem manuellen Timer zum Ein- und Ausschalten. Die Offline-Zeiterfassung ist innerhalb eines begrenzten Zeitraums möglich; der Modus wird automatisch aktiviert, wenn die Internetverbindung unterbrochen wird.

Auch Toggl Track bietet eine kostenlose Version und dazu monatliche und jährliche Abos mit Premium-Funktionen, z. B. Rundung der Zeiten oder Jira-Integration.

Fazit

Offline-Zeiterfassung hat viele Vorteile – nicht zuletzt Datenschutz und Datengenauigkeit. Der Trick dabei ist nur, die Lösung für die Offline-Zeiterfassung zu finden, die für dich die richtige ist und deinen Bedürfnissen voll entspricht.

Wir haben in diesem Blogartikel die Vorteile und auch die Standards der selbstgehosteten Zeiterfassung untersucht und uns die Programme angesehen, die mit Funktionen zur Offline-Zeiterfassung werben. Die angebotenen Lösungen kannst du vergleichen und dir das Programm heraussuchen, das für deine Projektzeiterfassung am praktischsten ist.

Wenn du die vollautomatische und komplett vertrauliche Offline-Zeiterfassung von Memtime ausprobieren möchtest, kannst du einfach deinen kostenlosen Test starten und sofort loslegen. Du gehst kein Risiko damit ein, dir ein Konto anzulegen und die selbstgehostete Zeiterfassung persönlich auszuprobieren.