Zeitprotokoll & Vorteile der täglichen Aufgabendokumentation

Mal ehrlich: Wie oft fragst du dich, wo die Zeit nur geblieben ist?

Nicht unbedingt auf existenzielle, philosophische Weise – sondern eher so, dass schon wieder eine Woche mit 40 „produktiven“ Arbeitsstunden um ist und du feststellst, dass du gar nicht mehr genau weißt, was du mit deiner Zeit gemacht hast.

Oder vielleicht hast du eher das Problem, dass deine Deadlines sich immer überraschend anpirschen und du den Eindruck hast, deine Zeit gar nicht unter Kontrolle zu haben? Tja, damit bist du nicht allein.

Viele von uns, die im Jahr 2024 leben und arbeiten, haben oft das Gefühl, dass unsere Zeit gar nicht mehr uns gehört, zumindest nicht komplett. Wir versuchen, Prioritäten und konkurrierende Deadlines miteinander zu vereinbaren, uns nicht vom Meeting-Creep überrollen zu lassen und dabei gleichzeitig effizient mit E-Mails und PMs auf Slack zu hantieren.

Natürlich könntest du deinen Browserverlauf prüfen und schauen, wie du online unterwegs warst, aber damit bekommst du nur das halbe Bild. Erstens siehst du nicht, wie lange du in einem bestimmten Tab verbracht hast, und zweitens kannst du nur deine Aktivität im Browser einsehen, obwohl du wahrscheinlich in Wirklichkeit zwischen Programmen, Dateien, Chats und Meetings gewechselt hast.

Und genau hier kommt das Konzept des Aktivitätsprotokolls ins Spiel. Stelle es dir wie deinen Browserverlauf vor, nur dass du eben deinen gesamten Tag und die genauen Zeiten von allen Apps, E-Mails, Meetings usw. einsehen kannst.

1. Im Folgenden sehen wir uns an, was ein Zeitprotokoll genau ist.
2. Wir beleuchten die Vorteile eines Aktivitätsprotokolls über den Arbeitstag hinweg.
3. Wir sehen uns ein paar Beispiele für Zeitprotokolle an.
4. Ich gebe dir eine kostenlose Zeitprotokoll-Vorlage an die Hand, die du sofort einsetzen kannst.

Legen wir also los.

Was ist mit einem Aktivitätsprotokoll gemeint?

Definieren wir zunächst einmal, was wir mit einem Zeitprotokoll oder Aktivitätsprotokoll zur Dokumentation deiner Aufgaben und deiner Produktivität meinen.

Ein tägliches Zeitprotokoll ist ein chronologisches Tätigkeitsprotokoll der Aufgaben, die du während deiner Arbeitszeit erledigt hast. Zu diesem Protokoll gehören:

Aus all diesen Punkten setzt sich ein normaler Arbeitstag zusammen, und sie machen die 8 Stunden aus, mit denen wir eigentlich achtsam umgehen wollen. Ein Zeitprotokoll ist also im Grunde ein Zeitmanagementprotokoll, mit dem du Klarheit über die Nutzung deiner täglichen Arbeitszeit erlangst.

Wenn du deine Zeit besser nutzen und alle Deadlines problemlos schaffen willst, und zwar so, dass noch genug Energie übrig bleibt für dein Privatleben und Unternehmungen außerhalb der Arbeitszeit, musst du zunächst deine Prioritäten verstehen, deine Zeitfresser erkennen und dich an deine Planung halten können.

Schauen wir uns weitere Vorteile eines Zeitprotokolls an.

Vorteile eines täglichen Aktivitätsprotokolls

Als Arbeitnehmer sind unsere Zeit und unsere Fähigkeiten unsere größten und wertvollsten Ressourcen, da sie das sind, was wir dem Arbeitgeber gegen eine faire Bezahlung verkaufen. Wo liegen also die Vorteile eines jeden Tag geführten Aufgabenprotokolls, wenn wir unsere Zeit doch im Paket verkaufen?

1. Erkennen von Zeitfressern

Der größte und offensichtlichste Vorteil eines täglichen Zeitprotokolls ist, dass du auf einen Blick alle Zeitfresser erkennen kannst, die dir deine kostbaren Stunden stehlen. Und wir reden hier nicht vom Doomscrolling (obwohl – wenn das ein Problem für dich ist, solltest du es vielleicht mit Singletasking und anderen Produktivitätstricks versuchen).

Was ich meine, sind spontane Bitten um Hilfe, „kurz noch mal drüberschauen“ und Meetings, bei denen Überziehen eher die Norm ist als ein pünktliches Ende.

Ohne ein detailliertes Tätigkeitsprotokoll, in dem du jeden Tag deine erledigten Aufgaben festhältst, hast du keinerlei Überblick, wie viel Zeit dir all diese Kleinigkeiten rauben. Erst wenn deine Zeitfresser sichtbar und messbar werden, bekommst du deine Arbeitsstunden wirklich in den Griff.

2. Kapazitäten begründen

Der zweite Vorteil ergibt sich aus dem ersten: Wenn du weißt, dass du in Wirklichkeit regelmäßig anderthalb Stunden länger in Meetings verbringst als geplant, kannst du deine Kapazitäten begründen und besser planen.

Wenn Slack-Chats mit dringenden Anfragen von Kollegen jeden Tag mindestens eine Stunde einnehmen, ist das eine Stunde, die dir für deine zugeteilten Aufgaben und Projekte fehlt.

Mit einem Zeitprotokoll kannst du Muster erkennen und realistischere Erwartungen seitens des Managements aufbauen (und auch bei dir selbst, wenn du selbstständig bist oder die Teamleitung innehast). Du kannst damit Überarbeitung vermeiden und begründen, warum du mehr Zeit oder Unterstützung für eine dir aufgetragene Aufgabe brauchst.

3. Abrechenbare Stunden belegen

Wo wir gerade von Selbstständigen oder von Berufen sprechen, die nach Stunden abrechnen: Ein Tätigkeitsprotokoll ist ein unverzichtbares Tool, um deinen Stundensatz zu berechnen und deinen Kunden wirklich deine gesamte Arbeitszeit in Rechnung zu stellen.

87 % der Unternehmen zahlen ihre Rechnungen mit Verspätung. Wenn du freiberuflich oder selbstständig tätig bist, gehst du also Risiken ein, wenn du … 

1. kein Zeitprotokoll führst und deine Stunden im Nachhinein Pi mal Daumen berechnest.
2. erst Wochen später bezahlt wirst und deine abrechenbaren Stunden nicht alle belegen kannst.

Stelle dir vor, wie du einem Kunden die Extrastunden erklären willst, die du grob geschätzt auf deine Rechnung gepackt hast. Du hast diese Extraarbeiten zwar durchaus erledigt, aber ohne detailliertes Zeitprotokoll als Beleg kannst du dich meist kaum an die Einzelheiten erinnern und deinem Kunden gegenüber deine Aufstellung nicht begründen.

4. Arbeitszeitnutzung berechnen

Sagen wir, dass du nicht selbstständig unterwegs, sondern bei einer Agentur angestellt bist, deine Arbeit also auch kunden- und projektbasiert ist. Du musst deine Stunden nachhalten, um dein Stundenziel an abrechenbaren Stunden zu erreichen.

Wenn deiner Projektleitung die Arbeitszeitnutzung wirklich wichtig ist (es also kein Pseudowert ist, bei dem immer 40/40 Stunden angegeben werden und alle sind glücklich), ist es deine Aufgabe, realistische, nutzbare Daten zu liefern. Und wieder gilt hier: Ohne ein Zeitprotokoll kannst du gar nicht genau wissen, wie viel Zeit du bestimmten Kundenprojekten jeden Tag gewidmet hast. Du arbeitest mit Schätzwerten, was sich auf deine Arbeitsbelastung und deine Arbeitszufriedenheit auswirkt.

Wenn du dagegen ein Tätigkeitsprotokoll für jeden Tag zur Hand hast, kannst du deine Projektstunden präzise angeben. Deine Projektleitung kann dann genaue Auslastungsquoten berechnen und die Aufgaben gleichmäßig verteilen.

5. Produktivität verbessern

Nicht zuletzt bedeutet ein Aktivitätsprotokoll, dass du praktisch ein Produktivitätsprotokoll führst. Neben den Zeitfressern kannst du auch Konzentrationsphasen erkennen und sehen, wann du am produktivsten bist. Auf dieser Einsicht kannst du aufbauen und deine Arbeit so einteilen, dass du deine Konzentrationsphasen optimal nutzt.

Profitipp: Ein automatischer Aktivitätstracker wie Memtime zeigt dir deinen Arbeitstag sogar in 15-Minuten-Abschnitten an, sodass du deine Produktivität perfekt visualisieren und deine derzeitigen Arbeitsmuster optimieren kannst (später mehr dazu).

Ein tägliches Zeitprotokoll verschafft dir einen realistischen Überblick über deinen Arbeitstag. Wenn du einmal deine schlimmsten Zeitfresser erkannt und eine besser gewichtete Planung für dich aufgestellt hast, kannst du deine Produktivität deutlich steigern.

So kann eine Zeitprotokoll-Vorlage aussehen

Schauen wir uns jetzt ein paar Beispiele an, wie so ein Zeitprotokoll aussehen kann.

Zeitprotokoll auf Papier

Jetzt freuen sich die Fans des guten alten Aufgabenprotokolls mit Stift und Papier: Die einfachste Form des Zeitprotokolls ist einfach ein Blatt Papier, auf dem du deine Aufgaben und Tätigkeiten notierst. Immer, wenn du eine neue Aufgabe beginnst, siehst du auf die Uhr, nimmst den Stift zur Hand und schreibst die folgenden drei Dinge auf:

• Aufgabenbeschreibung
• Startzeit
• Endzeit

Das machst du den ganzen Arbeitstag über und am Ende des Tages gruppierst du deine Aufgaben nach Projekten und berechnest deine Gesamtstunden. Wenn du bei der Aufgabendokumentation gründlich vorgehst, kannst du das Protokoll auch dazu verwenden, deine Auslastungsrate zu berechnen: Teile deine abrechenbaren Stunden durch die Gesamtzahl der Stunden, die du an diesem Tag gearbeitet hast.

Tabelle [kostenlose Vorlage]

Eine andere Form des Aktivitätsprotokolls ist eine Tabellen-Vorlage – du kannst sie dir herunterladen und schon mit deinem Zeitprotokoll anfangen, während du noch diesen Artikel liest.

Erstelle einfache eine Kopie der Datei und fange an, deine tägliche Arbeitsaufgaben einzutragen. Auch hier schreibst du ganz einfach das Datum, die Aufgabenbeschreibung und die Anfangs- und Endzeiten auf – in diesem Fall hast du aber den Spielraum, deine Projekte aus dem Dropdown-Menu auszuwählen und deine Gesamtzeit automatisch berechnen zu lassen.

Profitipp: Nutze Smartchips / Kalenderereignisse, um Meetings und Termine aus deinem Kalender schnell in die Tätigkeitsspalte zu übertragen.

Automatisches Aktivitätenprotokoll [kostenloser Test]

Zum guten Schluss wollen wir uns noch die bequemste und effektivste Lösung für ein tägliches Zeitprotokoll ansehen: einen automatischen Aktivitätstracker wie Memtime. Es handelt sich dabei um ein Desktop-Programm, dass passiv deine Aktivitäten in allen Computerprogrammen aufzeichnet und deinen Arbeitstag als chronologische Zeitleiste darstellt.

Mit der Zoomfunktion kannst du die Detailgenauigkeit anpassen und dir deinen Tag in Abschnitten von 1-60 Minuten anzeigen lassen. Unten siehst du ein Beispiel dafür, wie so ein Zeitprotokoll aussehen kann, wenn es in Einheiten von 30 Minuten dargestellt wird.

Wie du siehst, dokumentiert Memtime automatisch minutengenau alles, woran ich arbeite. Ich muss mir nicht merken, wann ich eine Aufgabe angefangen und beendet habe – und außerdem kann ich bedenkenlos multitasken, weil ich weiß, dass alles von alleine aufgezeichnet wird.

Das Beste am Memtime Desktop-Programm für die automatische Aktivitätendokumentation ist, dass meine Tätigkeitsdaten offline auf meinem Computer gespeichert werden. Ich bin die einzige Person, die meine Aktivitäten in den verschiedenen Programmen einsehen kann. Weder Kollegen noch Vorgesetzte können auf meine Daten zugreifen.

Und das kannst du mit deinem automatischen Zeitprotokoll anfangen:

• Deinen Arbeitstag so detailliert anzeigen, wie du magst
• Produktivität und Zeitfresser auswerten
• Zeiten eintragen und sie Projekten zuordnen
• Deine lokalen Memtime-Projekte verwalten
• Einträge in verknüpfte Software exportieren (Asana, ClickUp, usw.)

Fazit

Ein Zeitprotokoll sorgt dafür, dass du deine Zeit besser steuern kannst, vor allem die Stunden, in denen du produktiv sein musst – du kannst also deine Freizeit sorgenfrei im Wissen genießen, dass du mit all deinen Projekten gut in der Zeit bist.

Die Vorteile eines Aktivitätsprotokolls reichen von mehr Produktivität und besserer Work-Life-Balance zu mehr Einnahmen und Rentabilität. Du kannst nichts dadurch verlieren, jeden Tag zu dokumentieren – nur gewinnen, weil du dazulernen und positive Änderungen auf Basis deiner Erkenntnisse umsetzen kannst.

Du hast zwar verschiedenste Möglichkeiten, um deine täglichen Aufgaben zu protokollieren, jedoch ist ein automatischer Aktivitätstracker wohl am praktischsten, da er keine manuellen Einträge erfordert und garantiert genau ist. Du kannst damit völlig mühelos jede Minute deines Arbeitstages dokumentieren und deine produktiven Stunden optimal nutzen.

Probiere das Konzept des Zeitprotokolls einfach mal aus – wir haben vielleicht nicht alle Zeit der Welt, aber wir bekommen damit auf jeden Fall die Zeit in den Griff, die wir haben.