Der wahre Grund, warum Mitarbeiter Zeiterfassung hassen

Hassen ist ein böses Wort.

Aber manchmal muss man das Kind beim Namen nennen: Mitarbeiter hassen Zeiterfassung. Und auch Selbstständige sind genervt davon.

In den 6 Jahren unserer Unternehmensgeschichte ist uns kein einziger Mensch begegnet, der seine Zeiten gerne erfasst. Doch was wirklich dahinter steckt, ist längst nicht jedem klar.

Deshalb möchten wir gerne ein wenig Licht ins Dunkel bringen.

Der Zeiterfassungsprozess funktioniert nicht

So richtig zugeben möchte das niemand. Aber die Symptome sind für alle bemerkbar:

• Viele schieben die Aufgabe mit schlechtem Gewissen vor sich her
• Deshalb werden Zeiten meist zu spät eingetragen
• Chefs, Controller und Projektleiter laufen den Kollegen hinterher
• Es werden regelmäßig Ermahnungsmails verschickt
• Und jeder kennt diesen einen Kollegen, der sich komplett weigert Zeiten zu erfassen

Die drei Zeiterfassungstypen

Im Grunde gibt es in fast jedem Unternehmen die gleichen drei Zeiterfassungstypen:

1) Gewissenhafte

Mitarbeiter, die Ihre Zeiten auf den Projekten täglich eintragen.

Sie sind die klare Minderheit in jedem Unternehmen, das nicht ausdrücklich auf täglicher Zeiterfassung beharrt und Zuwiderhandeln sanktioniert.

2) Nachholer

Mitarbeiter, die ihre Zeiten alle 2-3 Tage oder am Ende der Woche auf den Projekten eintragen.

Die überwiegende Mehrheit. Sie schieben die Zeiterfassung zwar auf, aber zwingen sich dann doch immer wieder dazu. Natürlich unter erheblichem Kopfzerbrechen, denn halbwegs erinnern kann man sich nach mehr als einem Tag kaum noch.

3) Rebellen

Mitarbeiter, die sich weigern ihre Zeiterfassung zu erledigen - oder sie erst nach mehrfacher Aufforderung am Ende des Monats erledigen.

Eine seltene Spezies, doch es gibt sie in so gut wie jedem größeren Team.

Die erfassten Zeiten sind vollkommen unrealistisch

Laut der Studie "Time is money" aus Harvard Business Review erfassen selbst „Gewissenhafte“ nur mit einer Genauigkeit von maximal 67%.

• Das heißt, selbst bei täglicher Zeiterfassung hat man am Ende des Tages 33% der Zeiten vergessen und den falschen Projekten zugeordnet.
• Werden die Zeiten wie im Fall von „Nachholern“ nur alle 2-3 Tage oder 1x die Woche erfasst, sind es bereits 45-52%, die falsch erfasst werden.
• Dass die Zeiten von „Rebellen“ praktisch nichts mit der Realität zu tun haben und die Zeiten ihrer Kollegen auf Projektebene stark verfälschen ist kein Vorwurf, sondern nur logisch.

Warum und wie sehr falsche Projektzeiten den Gewinn von Dienstleistern schmälern, haben wir in einem anderen Artikel für euch beschrieben.

Warum Mitarbeiter sich niemals Mühe geben werden

Es klingt anklagend, doch wir sagen es mit vollstem Verständnis: Mitarbeiter werden sich niemals Mühe geben bei der Zeiterfassung.

„Gewissenhafte“, „Nachholer“ und „Rebellen“ unterscheiden sich nur in der Häufigkeit ihrer Zeiterfassung – doch sie alle hassen es, ihre Zeiten zu erfassen. Warum?

Überprüfen (sprich belohnen oder sanktionieren) lässt sich nur die Häufigkeit, in der Zeiten eingetragen werden. Nicht aber die Qualität der Zeiten.

Denn niemand außer dem Mitarbeiter selbst kann wissen, wie lange er wirklich auf welchem Projekt gearbeitet hat.

Das bedeutet, es besteht gar nicht die Möglichkeit, sich durch besonders „gute Zeiterfassung“ hervorzutun. Ganz im Gegenteil.

Zeiterfassung hält von der „echten Arbeit“ ab

In Wahrheit sind die im Vorteil, die weniger Zeit in ihre Zeiterfassung investieren.

Denn sie haben mehr Zeit für ihre eigentliche (und wertschöpfende) Arbeit. Die Arbeit, die qualitativ bewertet werden kann - und auf die man positives Feedback erhalten kann.

Wir sind vielen Chefs begegnet, die dafür wenig Verständnis haben. Denn Zeiterfassung, das ist eben Teil der Arbeit. Und überhaupt, das ist doch schnell erledigt?! Aber ist es das wirklich?

Viele Chefs erfassen selbst keine Zeiten oder haben schon lange keine Zeiten mehr erfasst. Sie wissen nicht, was wirklich so anstrengend daran ist.

Denn theoretisch stimmt es ja, dass so ein paar Zeiten auf Projekten schnell eingetippt wären. Aber der wahre Zeitfresser ist nicht das Eintragen von Zeiten. Sondern das Ermitteln der Zeiten.

Wirksame Lösungen helfen beim Ermitteln der Zeiten

Das Gefühl, am Ende des Tages vor einer leeren Tabelle zu sitzen, ohne echte Ahnung wie viel Stunden es nun auf welchem Projekt waren, kennt so ziemlich jeder Zeiterfasser.

Dieses Kopfzerbrechen ist die wahre Hürde für Mitarbeiter.

Während Selbstständige es zwar auch anstrengend finden, ihren Tag im Kopf rekonstruieren zu müssen, haben sie dafür wenigstens noch Anreize. Denn ihr Gehalt kommt nur, wenn sie Rechnungen schreiben.

Mitarbeiter aber schieben ihre Zeiterfassung genau deshalb vor sich her: Die Aufgabe ist anstrengend – und man kann nicht mal dafür gelobt werden.

Wie es funktioniert