Scope Creep vermeiden: Ursachen & Abhilfe

Scope Creep – so heißt das Schreckgespenst für Projektmanager, das Digitalagenturen, Softwarefirmen und viele andere Unternehmen im Dienstleistungsbereich gerne heimsucht. Doch was bedeutet Scope Creep genau? Und was kannst du dagegen tun?

Scope Creep, also das schleichende, nicht abgesprochene Wachstum eines Projekts, entsteht oft aus den allerbesten Absichten – den Kunden zufriedenzustellen. Die Kehrseite ist aber, dass dieses Phänomen immer schlecht für die Arbeitsmoral des Teams und den Reingewinn des Unternehmens ist. Aber kein Grund zur Panik: In den allermeisten Fällen kannst du Scope Creep vermeiden, und zwar einfach dadurch, dass du gute Abläufe implementierst und zuverlässige Daten zur Hand hast.

Wie genau das geht, besprechen wir hier. In diesem Artikel erfährst du, wie du Scope Creep diagnostizierst, behandelst und ein erneutes Auftreten vermeidest.

Sehen wir uns das Problem also genauer an.

Was ist Scope Creep?

Mit Scope Creep wird das unkontrollierte Wuchern des Umfangs eines Projekts bezeichnet. Die Leistungen gehen am Ende immer ein Stück weit über das hinaus, was ursprünglich vereinbart war, wodurch das Projekt über den ursprünglich zugewiesenen Zeitrahmen und die eingeplanten Ressourcen hinauswächst.

Allerdings ist nicht jede Abweichung vom ursprünglichen Plan gleich Scope Creep. Es handelt sich stattdessen um das stetige, ungeplante Wachstum eines Projekts, das erfahrene Projektmanager nur zu gut kennen. Die Anforderungen ändern sich konstant, die Deadline für das Projekt wird immer weiter nach hinten verschoben – schlussendlich kommt es zu Verzögerungen und zu einer allgemeinen Unsicherheit, was den Projektabschluss betrifft.

Scope Creep kann subtil und schleichend auftreten oder auch plötzlich und massiv. Die erstgenannte Variante ist besonders tückisch, da sogar sehr erfahrene Teams den Scope Creep übersehen können – vor allem dann, wenn sie großen Wert darauf legen, gute Arbeit abzuliefern und den Kunden zufriedenzustellen.

Je ambitionierter die ursprünglichen Projektziele, desto größer das Risiko von Scope Creep. Ohne genaue Dokumentation und zuverlässige Daten ist er oft schwer zu erkennen. Gerade Selbstständige und kleine Teams sind deshalb besonders anfällig für Scope Creep, weil ihnen oft die Ressourcen und Werkzeuge zur genauen Überwachung des Projektverlaufs und der Projektergebnisse fehlen oder sie den Projektumfang nicht genau genug mit dem Kunden abgesteckt haben.

Die Ursachen für Scope Creep untersuchen wir später noch genauer. Schauen wir uns erst einmal ein paar Beispiele aus dem Dienstleistungsbereich an.

Beispiele für Scope Creep

Da der Dienstleistungsbereich so breit gefächert ist, zeigt sich auch Scope Creep auf unterschiedlichste Art und Weise. Eines bleibt aber immer gleich: Scope Creep führt zur Überbeanspruchung der Ressourcen, was wiederum zur Folge haben kann, dass zu viele unbezahlte Extraleistungen geliefert werden und der Burnout droht. Die folgenden Szenarien skizzieren das Problem.

Zusatzfunktionen

Nehmen wir als Beispiel eine Webagentur, die Webseiten für Kunden erstellt. Ein Kunde kauft ein Servicepaket, in dem Design und Entwicklung einer komplett neuen Webseite enthalten sind. Alle Funktionen der neuen Webseite werden vor Projektbeginn vereinbart.

Im Verlauf des Projekts möchte der Kunde aber gerne noch zusätzliche Funktionen haben, wie eine Suchleiste für die gesamte Webseite und verschiedene Pop-ups. Diese Funktionen wurden bei der Projektkalkulation nicht mit eingerechnet. Die Deadline des Projekts verschiebt sich um 2 Monate.

An sich ist der Wunsch des Kunden nach Zusatzfunktionen kein Problem. Es kann einfach passieren, dass in der Konzept- und Planungsphase etwas übersehen oder vergessen wurde, das jetzt zusätzlich zu den ursprünglichen Anforderungen umgesetzt werden soll.

Das Problem des Scope Creeps entsteht nun dann, wenn diese zusätzlichen Arbeiten nicht berechnet werden und der Kunde schlicht und einfach zu wenig bezahlt und zu viele Leistungen für den ursprünglich ausgemachten Preis erhält. Oder die Deadline wird immer weiter nach hinten verschoben und der Dienstleister wird am Ende dafür abgestraft.

Designänderungen

Alle Designerinnen und Designer mit mehreren Kunden kennen das Problem der „klitzekleinen Änderungen” und Revisionen. Die Kunden haben oft keine Erfahrung im Design, aber auch keine Probleme damit, wiederholte Überarbeitungen zu fordern.

Die oben erwähnten Zusatzfunktionen aus dem Beispiel mit der Webagentur überschreiten klar den ursprünglichen Projektumfang. Überarbeitungen sind dagegen schwieriger einzuordnen, weil sie sich auf die ursprünglich abgemachten Projektergebnisse beziehen. Der Umfang des abzuliefernden Projektergebnisses bleibt der gleiche, aber endlose Überarbeitungen und zahllose kleine Änderungen können durchaus auch zum Scope Creep anwachsen.

Obwohl also keine neuen Leistungen zum reinen Projektumfang hinzugekommen sind, hat der Dienstleister zusätzliche 10 Stunden für Überarbeitungen und Änderungen gebraucht. Auch wenn das Projekt pünktlich abgeliefert wurde, wurden die zusätzlichen 10 Stunden Designarbeit nicht bezahlt.

Nochmal: Die Designänderungen an sich sind nicht das Problem. Scope Creep entsteht hier dadurch, dass die Ressourcen – also die Arbeitszeit am Design und das Projektbudget – überbeansprucht werden.

Höhere Gewalt

Bei eher manuellen Dienstleistungen, wie im Bauwesen oder der Wartung, kann die Ursache für Scope Creep in Lieferverzögerungen liegen. Einfach gesagt: Wenn Materialien oder Geräte nicht rechtzeitig dahin geliefert werden, wo sie benötigt werden, verzögern sich die Arbeiten.

Dazu kommen natürlich widrige Witterungsbedingungen oder unvorhergesehene Umstände, die sich daraus ergeben, dass die Arbeiten eigentlich schon früher erledigt werden sollten – hierzu gehören auch zusätzliche Arbeiten z. B. durch Wasserschäden. Der Dienstleister kann die Arbeiten also beispielsweise erst 2 Wochen später abschließen und das Budget wird um 20 % überschritten (auch wenn es ausnahmsweise mal nicht die Schuld des Kunden ist).

Jedes ortsgebundene Projekt mit mehreren Beteiligten ist anfällig für Scope Creep. Es ist sogar eher so, dass solche Projekte selten innerhalb des ursprünglich vereinbarten Zeitrahmens und Budgets abgeschlossen werden. In bestimmten Branchen, wie der Baubranche, ist Scope Creep praktisch garantiert – und es liegt in der Verantwortung des Dienstleisters, mit diesen unvorhergesehenen Änderungen umzugehen und den Schaden zu minimieren.

Umfangsänderungen sind nicht gleich Scope Creep

Änderungen im Projektumfang sind unausweichlich, aber trotzdem lässt sich Scope Creep vermeiden. Änderungen gehören einfach zum Projektmanagement, egal ob sie vom Kunden ausgehen oder intern bedingt sind – ausschlaggebend ist, wie du darauf reagierst. Je nachdem, wie du mit diesen Änderungen umgehst, entsteht daraus Scope Creep oder nicht. In der Tabelle unten findest du einen einfachen Vergleich.

Wie du siehst, liegt der Hauptunterschied zwischen einer Änderung im Projektumfang und echtem Scope Creep im Ausmaß, in dem die Änderungen abgesprochen und gesteuert werden. Änderungen im Projektumfang sind meist vorprogrammiert, vor allem wenn es sich um Großprojekte über einen langen Zeitraum handelt.

Um die Folgen einer Änderung für die Projektkosten und den Terminplan zuverlässig zu bewerten, muss es einen klaren Evaluationsprozess geben, der sich auf genaue Echtzeitdaten zum Projekt stützt.

Änderungen sind dann gefährlich, wenn es keinen oder nur begrenzten Einblick in den Projektfortschritt gibt – wenn also unklar ist, wann Meilensteine erreicht werden und ob alle Ressourcen voll genutzt werden. Die Folgen kannst du nicht wirklich abschätzen, wenn du dich auf dein Bauchgefühl anstatt auf Daten verlässt.

Sehen wir uns jetzt die Ursachen für Scope Creep genauer an.

Wodurch wird Scope Creep verursacht?

Wie wir schon besprochen haben, entsteht Scope Creep nicht zwangsläufig aus Änderungswünschen des Kunden oder neuen Funktionen, die zum Projekt hinzukommen sollen. Die häufigsten Hauptgründe für Scope Creep sind die folgenden.

1. Unklarer Projektumfang

Scope Creep entsteht am schnellsten, wenn der Projektumfang von Anfang an nur schwammig umrissen ist. Oft passiert das unerfahrenen Selbstständigen und Teams, die mit Kunden ohne Erfahrung im Projektmanagement arbeiten – solche Kunden brauchen oft Anleitung und manchmal sogar ein bisschen Druck, um klare Projektanforderungen von ihnen zu bekommen. Ansonsten läuft es oft darauf hinaus, dass sie alles, aber nichts Bestimmtes haben wollen.

Je unerfahrener nun der Dienstleister, desto wahrscheinlicher ist es auch, dass er oder sie diese neuen Wünsche sofort umsetzen will, um den Kunden nicht zu enttäuschen oder ihn gar zu verlieren. Ein unklarer Projektumfang bedeutet aber unklare Projektergebnisse, und normalerweise zieht sich das Projekt dadurch auch weitaus länger hin als geplant. 

2. Zu viele Beteiligte

Mehrere Beteiligte und Akteure sind an sich nichts Schlimmes, allerdings muss die Anzahl der Beteiligten durch den Projektumfang gerechtfertigt sein. Auch Transparenz und Mediation müssen gegeben sein, damit die Interessen aller Akteure vertreten werden. Die Ressourcen eines Projektmanagers können schon allein dadurch erschöpft werden, dass er ganz einfach mit zu vielen Beteiligten gleichzeitig verhandeln muss.

Je mehr Akteure ein Projekt hat, desto komplexer wird es, Änderungen abzusprechen und sich auf die Folgen zu einigen. Solange die Änderungen nicht von mindestens einem Akteur abgesegnet worden sind, kann aus einer Änderung im Projektumfang schnell Scope Creep werden.

Hinzu kommt auch noch, dass viele Akteure auf Kundenseite oft mehr Vorschläge und Anforderungen bedeuten, die der Dienstleister einbeziehen muss. Manchmal stehen diese Vorschläge und Wünsche auch im Widerspruch zueinander, wenn sie von verschiedenen Parteien auf Kundenseite kommen. Der Projektmanager muss dafür sorgen, dass alle Beteiligten über das Vorgehen der anderen Akteure informiert sind, da nicht immer alles einheitlich gewünscht und abgesprochen ist.

3. Keine oder schlechte Daten

IZwischen Projektbeginn und Projektabschluss gibt es endlosen Raum für die Optimierung – oder für das Scheitern. Die Katastrophe ist vorprogrammiert, wenn man das Projekt mit dem Kunden vereinbart, alle Kommunikation einstellt und sich dann schließlich erst zum geplanten Liefertermin wiedertrifft, um die Ergebnisse zu begutachten.

Selbst wenn das Projekt zum Glück pünktlich abgeschlossen wurde, ist nicht garantiert, dass keine Ressourcen verschwendet wurden. Hat sich das Projekt verzögert (was oft geschieht, wenn es keinen wirklichen Einblick in den Projektfortschritt gibt), besteht zumindest die Hoffnung, dass diesmal vielleicht Lehren daraus gezogen werden.

Der Kunde braucht nicht unbedingt Echtzeitdaten zum Projektfortschritt, er könnte aber immer danach fragen, vor allem bei Verzögerungen im Ablauf oder wenn seine Änderungswünsche abgelehnt werden. Für deinen internen Gebrauch sind solche Daten allerdings unbedingt notwendig: der Abgleich, wie das Projekt im Vergleich zu anderen fortschreitet, ist für die Rentabilität unverzichtbar.

Projektmanagerinnen und Projektmanager verwenden Meilensteine, um den Fortschritt des Projekts zu messen, und schlüsseln das Projekt in kleinere Aufgaben und Aufgabenschritte auf. Das Team gibt Bescheid, wenn eine dieser Aufgaben abgeschlossen ist und welche Engpässe und Hindernisse es möglicherweise gibt.

4. Schlechtes Abschätzen

Eine schlechte Schätzung ist ein Problem, das aus ungenauen Daten und unklaren Projektvorgaben entsteht. Wenn du nicht komplett sicher bist, was die Erwartungen sind, kannst du auch nur schlecht abschätzen, wie lange das Projekt dauern wird. Aber selbst bei einem klar definierten Projektumfang sind manche Projektarten einfach schwierig abzuschätzen (Softwareentwicklung, zum Beispiel) und führen oft zu Scope Creep.

Meistens kommen schlechte Schätzungen aber einfach daher, dass keine Daten aus früheren Projekten vorliegen. Wenn ein Dienstleister keine übersichtliche Dokumentation darüber hat, wie viel Zeit für die Arbeit an einem Projekt benötigt wird, und dazu noch mit mehreren Kunden gleichzeitig arbeitet, sind genaue Schätzungen für neue Projekte schwierig.

Die Folge davon sind Projekte, deren Preis und Zeitrahmen entweder unterschätzt oder überschätzt werden. Bei unterschätzten Projekten muss der Dienstleister entweder Mehrarbeit auf eigene Kosten leisten, um sie rechtzeitig abschließen zu können, oder den Termin nach hinten verschieben und damit dem Scope Creep Tür und Tor öffnen.

Das Abschätzen von Projekten ist eine Kunst, kann aber mit gutem Zeitmanagement und zuverlässigen Daten zur präzisen Wissenschaft gemacht werden.

Scope Creep vermeiden

Wir haben uns die Ursachen für Scope Creep und die Risiken angesehen, auf die du dich einstellen musst – was kannst nun du konkret tun, um Scope Creep zu vermeiden? Mit den folgenden Schritten kannst du dich und dein Team vor den Folgen für die Arbeitsmoral und den guten Ruf des Unternehmens schützen.

Den Projektumfang klar abstecken

An dieser Stelle des Artikels sollte es inzwischen völlig klar sein: Bei der Absprache des Projektumfangs musst du strategisch und wachsam bleiben.

Wenn dann die unausweichlichen Umfangsänderungen und Wünsche nach Zusatzfunktionen eintrudeln, kannst du deinem früheren Ich danken, dass es den genauen Projektumfang so beharrlich besprochen hat. Allen neuen Vorschlägen kannst du mit der genauen Auflistung der vereinbarten Anforderungen und den Meilensteinen begegnen, die du vorher festgelegt hast. Alle zusätzlichen Leistungen müssen dazugerechnet werden, sowohl in Bezug auf die Bezahlung als auch auf den zeitlichen Projektverlauf.

Deine Servicepakete solltest du am besten klar definieren, vor allem wenn du zum Festpreis arbeitest und keine zusätzlichen Stunden berechnen kannst, die du für Zusatzwünsche im Verlauf des Projekts aufbringen musst. Überlege dir eine Preisstrategie und entwickle eine Vorlage für dich, anhand derer du den Projektumfang so detailliert wie möglich abstecken kannst.

Etabliere Richtlinien zu Änderungswünschen

Selbst bei einem genauestens abgesteckten Projektumfang können Kunden versucht sein, auf Grundlage von vorläufigen Ergebnissen Änderungen vorzuschlagen. Es lohnt sich, Zeit in die Entwicklung von klaren Regeln zu investieren, wie du mit Änderungswünschen umgehst und die Folgen für den Projektverlauf und das Budget kalkulierst.

Berücksichtige dabei alle am Projekt Beteiligten sowie alle Projektziele und erwarteten Ergebnisse. Mache dem Kunden klar, dass du allen Änderungen zu seinem eigenen Wohl mit gesunder Skepsis begegnest.

Vereinbare mit dem Kunden Punkte im Projektverlauf, an denen Änderungswünsche willkommen sind. Wenn praktisch jeden Tag neue Änderungswünsche kommen, kann das zur Folge haben, dass du nur noch mit der Evaluation dieser Wünsche beschäftig bist und den Fortschritt des eigentlichen Projekts aus den Augen verlierst. Für dich ist das eine günstige Gelegenheit, Grenzen festzulegen und deine Berufserfahrung zu demonstrieren

Mache Fortschritt & Ressourcen sichtbar

Egal, welche Methode du verwendest (Kanban, Agile oder irgendetwas anderes): Sorge dafür, dass dein Team mit in der Verantwortung steht, diese auch umzusetzen. Das erreichst du mit genauen Daten, wie die Arbeitszeit verteilt ist und ob die Meilensteine des Projekts pünktlich erreicht werden können oder nicht.

Dass das Team überarbeitet und ausgebrannt ist, will natürlich keiner. Aber ein nicht voll ausgelastetes Team ist auch nicht besser – ihr könntet mehr Dienstleistungen verkaufen und mehr Geld verdienen, und dazu gehört auch mehr Verdienstpotenzial für das Team. Du musst deine Leute vom Konzept überzeugen, dass sie ihren Zeitaufwand fair und zuverlässig selbst dokumentieren.

Memtime ist ein Desktop-Programm für Windows, macOS und Linux, das die Zeiterfassung für dich erledigt. Anhand deiner Nutzung von Maus und Keyboard erstellt es ein Protokoll von allem, woran du an deinem Computer arbeitest. Diese Daten werden offline gespeichert und nur du kannst sie einsehen.

Unabhängig davon, wie viele Tabs du gleichzeitig offen hast: Memtime hält fest, wie viel Zeit du in jedem Tab verbracht hast. Dein Aktivitätenprotokoll zeigt dir schnell, woran du wie lange gearbeitet hast, sodass du deine Projektstunden präzise zuordnen kannst.

Du kannst deine Projektsoftware verknüpfen und Zeiteinträge automatisch exportieren. Für die Projektzeiterfassung ist das automatische Tracking die einfachste und zuverlässigste Methode, weil dein Team keinerlei Mehrarbeit dadurch hat und gleichzeitig die Privatsphäre der Teammitglieder geschützt bleibt. Mit den genauen Zeitdaten kannst du den Projektfortschritt überwachen, Änderungswünsche evaluieren, die Auslastung steuern und zukünftige Projekte besser abschätzen.

Wenn dein Team bereit ist für eine Datenrevolution, die dem Scope Creep den Kampf ansagt, buche einen Termin mit uns und teste Memtime mit deinem Team.

Scope Creep dauerhaft stoppen

Scope Creep ist zwar tückisch, aber auch unvereinbar mit klaren Prozessen und zuverlässigen Daten – Abhilfe zu schaffen fällt also nicht ganz so schwer. Als Projektmanager oder Projektmanagerin hast du es in der Hand, dein Team vor Scope Creep zu schützen und in einem Schwung auch noch Probleme bei der Auslastung und Rentabilität zu lösen.

Das Risiko von Scope Creep darf dich nicht davon abhalten, für Veränderungen und Innovation offen zu bleiben. Änderungen sind immer willkommen – lege aber klare Abläufe fest und sorge dafür, dass du auf genaue Daten zugreifen kannst. Du hast deine Projekte damit immer im Griff und kannst innerhalb des Zeitrahmens und Budgets liefern.