Zeiterfassung: Die Probleme – und welche Lösungen wirklich helfen

Zeiterfassung nervt. Darauf können sich alle einigen. Mitarbeiter schieben die lästige Aufgabe vor sich her – Chefs und Projektleiter müssen den Zeiten hinterherlaufen.

Aber warum funktioniert der Prozess oft so schlecht? Im Folgenden erfahrt ihr, wo die wahren Probleme liegen – und wie man seine Zeiterfassung trotzdem in den Griff bekommen kann.

Die wahren Probleme bei der Zeiterfassung

Problem 1: Die erfassten Zeiten sind sowieso falsch

Schon mal selbst Zeiten erfasst? Dann brauchen wir ja nicht darüber zu streiten, dass diese Zeiten wenig mit der Realität zu tun haben.

Laut der Studie "Time is money" aus der Harvard Business Review liegt die Genauigkeit der Zeiten selbst bei täglicher Erfassung nur bei 67 Prozent.

Die Gründe dafür reichen von der „Ebbinghaus Forgetting Curve“ (je mehr Zeit vergeht, desto weniger wird erinnert) bis hin zu Cognitive Biases (Zeit scheint schneller zu vergehen, wenn Aufgaben Spaß machen – und umgekehrt).

Werden die Zeiten nur alle zwei bis drei Tage oder erst am Ende der Woche erfasst, landen übrigens nur 48 bis 55 Prozent der Zeiten auf den richtigen Projekten.

Problem 2: Stoppuhr-Software ist ein leeres Versprechen

In der Theorie kann man die Genauigkeit dieser Schätzwerte ganz leicht steigern. Einfach immer beim Aufgabenwechsel die Uhrzeit notieren und später zusammenrechnen. Oder einfach immer auf eine Stoppuhr drücken. Ja nun.

In der Praxis merkt man schnell, wie viele kleine Aufgabenwechsel die Projektarbeit enthält – und dass kontinuierliche Zeiterfassung ständig den Workflow unterbricht.

Je nach Projektmenge ergibt sich für das kontinuierliche Erfassen und Kommentieren von Zeiten ein Aufwand von 15 bis 45 Minuten pro Tag.

Diesen Aufwand halten aber nur wenige Mitarbeiter durch.

Denn kontinuierliche Zeiterfassung wird im Laufe des Tages dann doch wieder vergessen. Sobald eben volle Konzentration auf die eigentliche Arbeit gefordert ist. Das heißt, am Ende muss man dann doch wieder beim Schätzen.

Problem 3: Mitarbeiter haben keine Lust auf Zeiterfassung

Weil sie zu faul sind? Sind sie nicht. Weil die Aufgabe keinen Spaß macht? Nein. Zeiterfassung macht zwar wirklich keinen Spaß, aber der wahre Grund ist: Weil es nichts zu gewinnen gibt.

Denn kein Chef kann beurteilen, ob Zeiten gut, also realistisch, erfasst wurden. Das weiß nur der Zeiterfasser selbst. Es kann also nur beurteilt werden, ob überhaupt Zeiten erfasst wurden.

Das heißt, niemand kann sich durch gute Zeiterfassung hervortun. Vielmehr verschwendet man als Mitarbeiter damit Zeit, die in die eigentliche Arbeit fließen könnte. Arbeit, auf die man Feedback erhält, für die man befördert und belohnt werden kann.

Das Ergebnis ist wenig überraschend: Die wertschöpfende Arbeit bekommt Priorität.

Der Großteil aller Mitarbeiter schätzt Zeiten rückblickend am Ende des Tages oder alle zwei bis drei Tage. Ein nicht allzu kleiner Teil erfasst auch nur am Ende der Woche oder des Monats.

Durch den Mix dieser extrem falschen Schätzungen mit den durchschnittlichen Schätzungen der Kollegen entstehen also im Gesamtbild unterdurchschnittliche Schätzungen. Puh.

Problem 4: Ungenaue Zeiterfassung verschwendet Geld

Als wäre das nicht schon sinnlos genug, kommen die ungenauen Zeiten auch noch teuer. Laut Harvard Business Review verliert die US-Wirtschaft täglich 7,4 Milliarden Dollar durch falsche Schätzungen.

Wo wird das ganze Geld verloren? Spoiler: Vor allem in der Planung. Nicht in der Abrechnung. Ob und wie man abrechnet, hat erst mal nichts mit der Frage zu tun, ob falsche Zahlen ein Unternehmen Kapazitäten oder Geld kosten.

Fragt man Geschäftsführer und Controller erfolgreicher Agenturen, warum sie möglichst realistische Projektzeiten wollen, ergibt sich ein differenziertes Bild:

• Falsche Zeiten bedeuten eine falsche Profitabilität von Projekten. Diese führt zu falschen Entscheidungen in allen Bereichen, für die Projektdaten herangezogen werden: Angebotskalkulation und Pricing, Projekt- und Ressourcenplanung, Spezialisierung und Outsourcing. Die Agentur wird dadurch ineffizienter, und niemand kann wirklich sagen, warum.
  
• Zeiten, die auf den falschen Projekten landen, belasten einerseits das falsche Budget und sorgen im eigentlichen Projekt für trügerische Puffer. Das beeinflusst die Planung negativ und sorgt sowohl für Leerlauf als auch für Überstunden. Die jährliche Auslastung mit Projekten sinkt – und damit der Umsatz. Gleichzeitig steigen das Stresslevel und der Krankenstand.
  
• Und ja, auch die Abrechnung leidet: Viele Zeiten landen auf internen Projekten oder Projekten, die später nicht abgerechnet werden können, weil sie pausieren oder auf Eis gelegt wurden.

Wem das zu abstrakt ist, der kann mit unserem Zeiterfassungsrechner herausfinden, wie viele Stunden jeden Monat verloren gehen – und was das wirtschaftlich bedeutet.

Beispiel: Einer Firma mit zehn Mitarbeitern gehen trotz täglicher Zeiterfassung 402 Stunden im Monat verloren. Bei einem internen Stundensatz von 100 Euro sind das im Jahr 482.400 Euro an versunkenen Kapazitäten.

Und wie kann man die Probleme lösen?

Lösung A: Gleich ganz weg mit Zeiterfassung & Projektcontrolling

Geeignet für: Kleinere Unternehmen (mit Liquiditätsproblemen)

Aber die Frage ist legitim: Warum an einem zeitaufwendigen Prozess festhalten, der sowieso nur fragwürdige Ergebnisse liefert?

Gerade wenn es ums nackte Überleben geht – und das kann jedem mal passieren, der einen wichtigen Kunden verliert – ist die Frage nach dem Aufwand für Projekte verständlicherweise die letzte Sorge.

Auch wer nicht gerne mit Zahlen umgeht – und auch keine entsprechende Kompetenz im Unternehmen hat, der kommt in kleineren Teams planungstechnisch durchaus eine Weile mit seinem Bauchgefühl zurecht.

Lösung B: Wertschätzung für Zeiterfassung schaffen

Geeignet für: Alle Unternehmensgrößen

Das hört sich erst mal esoterisch an. Aber wir erinnern uns: Zeiten werden schlecht erfasst, weil man dafür nichts bekommen kann. Meistens nicht mal ein Dankeschön.

Best Practice in 3 Schritten:

1. Allen Mitarbeitern die oben ausgeführte Bedeutung für den Unternehmenserfolg (und damit für ihre nächste Gehaltserhöhung) vermitteln.
   Wie? Nicht in einer 5-Minuten-Ansprache. Eher in einem Workshop à la "So funktioniert unser Business". Das kann man Erwachsenen schon mal zumuten.
   
2. Zweimal täglich feste Blocker in den Kalender stellen. Während dieser Mini-Termine erfasst die komplette Firma ihre Zeiten. Am besten eignet sich vor der Mittagspause und vor Arbeitsende. Da sind die Projektzeiten des Vor- und Nachmittags noch einigermaßen präsent.
   
3. Um die Akzeptanz der Mitarbeiter dafür zu erhöhen, sollte man diesen Zeitaufwand wertschätzen, indem man ihnen die Zeit mindestens symbolisch schenkt. Beispiel: 5 Minuten mehr Mittagspause und 5 Minuten früher Arbeitsende. So hat der Prozess eine Chance.

Lösung C: Automatische Zeiterfassung verknüpft mit der Projektsoftware

Geeignet für: Alle Unternehmensgrößen

Automatische Zeiterfassung. Damit sind keine Stoppuhren gemeint, sondern intelligente Zeitrekorder: Alle Computeraktivitäten in Dateien, E-Mails und Programmen sowie alle Offlinezeiten und Kalendertermine werden vollautomatisch gemessen und in ihrer Reihenfolge angezeigt.

Entscheidend: Nur der Mitarbeiter selbst kann diese Timeline sehen, da die komplette Zeitmessung allein auf seinem Gerät gespeichert wird und nicht auf einem Server. Überwachung ist also von vornherein ausgeschlossen.

Warum es gut funktioniert: Das Konzept leugnet nicht, dass Zeiterfassung für Mitarbeiter keine Priorität hat und in der Regel rückblickend erledigt wird.

Es hält ihnen das Thema also bei der Arbeit vom Leib und gibt ihnen die Möglichkeit, Zeiten sogar erst am Ende der Woche zu erfassen und dabei von ganz allein genauer zu sein als mit täglichen Schätzungen.

Denn erst wenn man es durch eine Erinnerungshilfe leichter hat, als sich rückblickend den Kopf zu zerbrechen und Phantasiezeiten auszudenken, steigt die Genauigkeit der Zeiten wirklich.

Tool Empfehlungen: Interessiert an automatischer Zeiterfassung? Dann sieh dir Memtime, time by ping, chrometa oder wisetime an.