Clockodo Zeiterfassung: Vorteile, Nachteile und wie es besser geht

Die Clockodo Zeiterfassung ist eine umfassende Lösung für alle Bereiche der Zeitverwaltung, die im Dienstleistungsbereich anfallen: von der Zeiterfassung bei Aufgaben über die Verwaltung von Projektbudgets bis hin zu Krankheitstagen und Ausfallzeiten.

Clockodo hat sowohl eine Webversion im Browser als auch Desktop-Apps für Windows und macOS bzw. mobile Apps für Android und iOS im Angebot. Die Clockodo Zeiterfassung ist für viele Betriebe praktisch, deren Mitarbeitende ihre Arbeitsstunden und auch ihre Pausen und Abwesenheitszeiten erfassen müssen. Clockodo ist auch darum bei Unternehmen beliebt, weil es eine preisgünstige und leicht zu bedienende Lösung bietet.

Dieser Artikel ist für dich interessant, wenn du dir überlegst, Clockodo in deinem Unternehmen einzusetzen, oder dich bereits dafür entschieden hast und dein derzeitiges Setup mit den richtigen Add-ons verbessern willst. Wir sehen uns im Folgenden die Funktionen der Clockodo Zeiterfassung detailliert an, werfen einen Blick auf alle Vor- und Nachteile und bieten am Schluss eine Lösung, mit der du die Schwachstellen der Zeiterfassung mit Clockodo ausgleichen kannst.

Verschwenden wir also keine Zeit und legen wir los!

Wie funktioniert die Clockodo Zeiterfassung?

Zunächst wollen wir uns kurz ansehen, wie die Zeiterfassung mit Clockodo überhaupt funktioniert.

Clockodos digitale Stempeluhr

3 Fakten zur digitalen Stempeluhr von Clockodo:

1. Ist auf dem Desktop als Miniversion von Clockodo verfügbar.
2. Triggert automatisch die Erstellung von Zeiteinträgen.
3. Kann offline und unbegrenzt laufen, sofern nicht pausiert wird.

Die digitale Stempeluhr (Stoppuhr) von Clockodo ist ein klassischer laufender Timer und eine Miniversion des größeren Programms. Die digitale Stempeluhr sieht gleich aus, egal ob du sie auf dem Desktop verwendest oder die Webversion von Clockodo auf deinem Computer nutzt. Der einzige Unterschied besteht darin, dass du den Desktop-Timer auch ohne aktive Internetverbindung nutzen kannst.

Wenn die Desktopversion gleichzeitig mit der Webversion läuft, synchronisiert sich die Stoppuhr, sodass beim Wechsel zwischen den Apps keine Daten verloren gehen.

Da die digitale Stempeluhr eine Miniversion der Clockodo-App ist, kannst du darin auch deine wöchentliche Stundentafel einsehen und Zeiten manuell erfassen. Du kannst außerdem aktive Timer bearbeiten und deine aktuell laufenden Stoppuhren im Dashboard sehen.

Nachträgliche Zeitverwaltung

3 Fakten zur nachträglichen Zeitverwaltung mit Clockodo:

1. Du kannst einen aktiven Timer bearbeiten.
2. Du kannst sich überschneidende Zeiteinträge erstellen.
3. Du kannst Zeiten im Voraus für kommende Tage erfassen.

Mit der Clockodo Zeiterfassung kannst du Projektstunden nicht nur in Echtzeit aufzeichnen, sondern auch rückwirkend eintragen. Dafür gibt es die beiden folgenden Möglichkeiten.

1. Einen aktiven Timer bearbeiten

Du kannst auf deinen laufenden Timer klicken – sowohl auf dem Desktop als auch im Web – und ihn bearbeiten. Clockodo bietet dann Gründe zur Auswahl an, warum du den laufenden Timer bearbeiten willst.

Je nach Auswahl kannst du dann rückwirkend eine Pause einfügen oder Zeiten für eine andere Aufgabe erfassen als die, für die der Timer im Augenblick läuft.

2. Einen neuen Zeiteintrag erstellen

Wenn du Zeiten für eine Aufgabe erfassen willst, die du weit vor (oder nach) deinem laufenden Timer erledigt hast, kannst du manuell einen neuen Zeiteintrag dafür erstellen, entweder durch einen Klick auf einen freien Platz auf deiner Stundentafel oder über die Stoppuhr-App.

Wie bei manuellen Einträgen so üblich, musst du dazu die Start- und Endzeiten eingeben, welchen Kunden bzw. welches Projekt es betrifft und um was für eine Dienstleistung bzw. Aufgabe es sich handelt. Zudem kannst du in Clockodo mit dem Schalter direkt einstellen, ob der Zeiteintrag abrechenbar ist oder nicht.

Vorteile und Nachteile der Clockodo Zeiterfassung

Mit diesen Tools kannst du also in Clockodo Projektzeiten erfassen. Im Folgenden sehen wir uns diese nun genauer an und untersuchen für unsere umfassende Bewertung von Clockodo die Vorteile und Nachteile des Programms.

Vorteile: Einfache Bedienung

Die Clockodo Zeiterfassungstools sind recht einfach gehalten. Die meisten Menschen im Dienstleistungsbereich haben schon mit irgendeiner Form des Timers gearbeitet, um ihre Stunden zu erfassen. Clockodo hat den Vorteil, dass das Tool einfach zu verstehen ist und es praktisch keine Lernkurve gibt.

Sowohl die Stoppuhr als auch die nachträglichen Zeiteinträge sind simple Methoden, die schon seit Anbeginn der Zeiterfassungssoftware auf dem Markt zur Verfügung stehen. Dein Team wird also kaum Einweisung brauchen und das Interface von Clockodo wahrscheinlich intuitiv und übersichtlich finden.

Die Clockodo Zeiterfassung ist auch in dem Sinne einfach, dass sie Anwendern die Aufgabe abnimmt, Zeiteinträge mit einem aktiven Timer zu erstellen. Sobald du eine neue Stoppuhr startest, wird ein neuer Eintrag auf der Stundentafel erstellt – einer der klaren Vorteile einer Stoppuhr in einer Zeiterfassungssoftware.

Vorteile: Läuft auch offline

Ein weiterer Vorteil von Clockodo ist die Funktion als Offline-Zeiterfassungstool. Das Programm funktioniert also auch ohne aktive Internetverbindung. Selbstverständlich muss dafür die Desktop-App und/oder die mobile App von Clockodo installiert sein.

Einmal gestartet, läuft die Stoppuhr unabhängig davon weiter, ob du online oder offline bist. Sobald die Internetverbindung wieder steht, werden die erfassten Zeiten aus dem Offline-Timer mit deinem Web-Dashboard synchronisiert – du kannst also sicher sein, dass alle erledigten Arbeitszeiten erfasst und aufgezeichnet werden.

Wenn du eine neue Stoppuhr startest, während du offline bist, wird in der mobilen oder Desktop-App offline ein Zeiteintrag erstellt. Sobald du wieder online bist, kannst du diesen Eintrag ebenfalls in deinem Clockodo Web-Dashboard sehen.

Vorteile: Stundenkonten und Berichte

Clockodo bietet verschiedene vorgefertigte Berichte und im Pro-Abo auch einen Baukasten für Berichte an. Hier sind ein paar Beispiele dafür, welche Arten von Daten du sammeln kannst und welche Übersichtsformen es gibt.

• Projektberichte – einschließlich Dauer, Einnahmen, Dienstleistungen, Zeiteinträge usw.
• Stundenkonto – einschließlich geplanter/erfasster Stunden, Gesamtarbeitszeit.
• Baukasten – aggregierte Zeitübersichten für mehrere Projekte.

Berichte gehören zwar zur Standardausstattung von Zeiterfassungssoftware, aber Clockodos Baukastensystem ist bei der Verwaltung von Projektdaten besonders praktisch, da du die Option hast, deinen Zeiteinträgen mehrere Filter zuzuweisen.

Vorteile: Kostenlos für Freelancer

Clockodo ist für Teams gemacht und bietet darum auch die Möglichkeit eines kostenlosen Abos für Freelancer. Dieser Vorteil ist selbsterklärend, weil das Budget vieler Selbstständiger keine Zeiterfassungs-Tools umfasst und sie oft auf kostenlose Alternativen wie manuelle Tabelleneinträge zurückgreifen.

Das Freelancer-Abo von Clockodo ist für maximal 1 Benutzer gültig und bietet die Möglichkeit zur Erfassung der Arbeits- und Projektzeiten. Ein White-Labeling der PDFs oder Erfassen von Abwesenheiten ist zwar nicht möglich, aber man bekommt trotzdem komplett kostenlos ein gut funktionierendes Tool zur manuellen Zeiterfassung.

Nachteile: Geringe Genauigkeit

Manuelle Zeiterfassung wird dadurch ein wenig erschwert (gelinde gesagt), wie das menschliche Gedächtnis funktioniert. Die wenigsten von uns sind besonders gut darin, bei jeder kleinen Aufgabe im Arbeitsalltag daran zu denken, einen Timer dafür zu starten oder zu stoppen. Beim Multitasking blühst du vielleicht so richtig auf, aber dein manuelles Zeiterfassungssystem kommt dadurch höchstwahrscheinlich ins Schleudern.

Bei Clockodo ist da zum einen die Stoppuhr, die unbegrenzt weiterläuft, wenn du vergisst, sie auszuschalten. Selbst dann kannst du von der aufgezeichneten Gesamtzeit nur 24 Stunden erfassen – der Rest ist für immer weg. Für dich bedeutet das dann das große Raten, wie viele Stunden du wohl gearbeitet hast, um sie nachträglich einzutragen. Am Ende der Woche kann die Genauigkeit deiner Projektdaten schon auf nur 36 % gefallen sein.

Das Gleiche gilt für sich überschneidende Einträge und die Clockodo Zeiterfassung im Voraus. Wir Menschen sind einfach nicht dafür gemacht, uns gleichzeitig auf die Arbeit zu konzentrieren und das Administrative im Hinterkopf zu behalten, vor allem auch bei noch ausstehenden Projekten. Im Endeffekt wird dem Kunden dann zu wenig berechnet, Projekte sprengen das Budget und die Ressourcenplanung ist nie genau, weil die Projektdaten nicht zuverlässig sind.

Nachteile: Zeitaufwendig

Dadurch, dass der Timer ständig gestartet und gestoppt werden muss, entstehen unzuverlässige Einträge einerseits und unnötiger manueller Bedienungsaufwand andererseits. Willst du mit den Clockodo-Tools deine Stunden genau erfassen und jede abrechenbare Minute erwischen, musst du notgedrungen jede Woche ein bisschen Extraarbeit leisten.

Für deine Mitarbeitenden gilt außerdem, dass sie sich neben dem Ein- und Ausschalten des Timers immer wieder neu konzentrieren müssen, um wieder in den Flow zu kommen – nach einer Unterbrechung kann es bis zu 25 Minuten dauern, bis man seinen Fokus wiedererlangt hat.

Wenn dein Team die Stoppuhr von Clockodo in der Anwendung unpraktisch findet, läuft es wahrscheinlich am Ende darauf hinaus, dass deine Mitarbeitenden ihre Zeiten nachträglich erfassen. Die dadurch gewonnenen Daten sind nicht nur ungenau, sondern für deine Mitarbeitenden geht noch mehr Zeit dafür drauf, dass sie überlegen müssen, woran sie gearbeitet haben und was plausible Projektstunden sein könnten. Diese Zeit könnte viel besser für abrechenbare Arbeit für den Kunden genutzt werden – oder zum Auftanken neuer Energie für deine Mitarbeitenden.

Nachteile: Datenspeicherung

Die Clockodo Zeiterfassung gibt es für Desktop, Mobilgeräte und im Web. Für die Synchronisation über alle deine Geräte hinweg muss Clockodo deine Daten also in der Cloud speichern. Backups deiner Clockodo-Daten kannst du manuell (jedes Backup bleibt 90 Tage erhalten) oder automatisch (erfordert das Enterprise-Abo) erstellen.

Das beste Clockodo Add-on, um die Nachteile auszugleichen

Gut zu wissen ist, dass du die Nachteile der Clockodo Zeiterfassung mit einem Add-on relativ einfach ausgleichen und dich so auf die Vorteile von Clockodo konzentrieren kannst. Dazu möchte ich dir Memtime vorstellen – schau dir aber erst die folgenden Fakten an:

Sehen wir uns mal an, wie Memtime das macht.

Memtime ist eine Desktop-App, die deine Zeiten sicher und zuverlässig für dich erfasst. Du brauchst nichts weiter zu tun, als die App auf dein Gerät herunterzuladen – ob Windows, macOS oder Linux – und sie mit deinem Clockodo-Konto zu verknüpfen. Wenn das erledigt ist, werden deine Clockodo-Projekte und -Aufgaben in Memtime importiert und du kannst dich ganz auf deine Arbeit konzentrieren, ohne ständig an den Timer denken zu müssen.

Wir nennen Memtime einen Gedächtnisassistenten, weil es passiv jede Minute deiner Aktivitäten in allen Programmen aufzeichnet. Deine einzelnen Tätigkeiten werden dann in einer chronologischen Zeitleiste angelegt, die du dir in Intervallen von 1-60 Minuten anzeigen lassen kannst.

• Jede URL, die du besucht hast
• Jede E-Mail, die du beantwortet hast
• Jede lokale Datei, die du bearbeitet hast
• Jedes Meeting, in dem du warst

All diese Daten werden unbegrenzt offline auf deinem Computer gespeichert, solange du deinen PC nicht formatierst, ohne eine Kopie deiner lokalen Dateien anzulegen. Du öffnest Memtime einfach, schaust dir die Zeitleiste deiner Aktivitäten an, erstellst Zeiteinträge und weist sie deinen Clockodo-Projekten zu. Danach sind deine Zeiteinträge mit deiner Stundentafel in Clockodo synchronisiert.

Fazit

Clockodo ist ein zuverlässiges Zeitmanagement-Tool, das viele Dienstleistungsunternehmen überzeugt hat. Die einfache Bedienung und das gute Preis-Leistungs-Verhältnis sind gute Gründe für viele Teams, mit dem Programm Projekte zu verwalten, Zeiten zu erfassen und Berichte zu erstellen.

Clockodo hat seine Vorteile und Nachteile, und Letztere können mit der richtigen Integration gut behoben werden. Wenn du dir die manuelle Clockodo Zeiterfassung mit automatischen Tools erleichtern willst, probiere es mit Memtime. Du bekommst garantiert genauere Zeiteinträge, brauchst weniger Zeit für die Erfassung von Projektstunden und sorgst gleichzeitig für die Sicherheit und den Schutz deiner Daten.